En los cursos bonificados (Formación Programada) es obligatorio que los costes de formación se justifiquen mediante una factura de prestación de servicios y mediante se pago correspondiente (preferentemente con transferencia o pago domiciliado). Sí está admitido que una misma factura se pueda pagar en varios plazos.

La factura de formación puede ser emitida antes del inicio del curso, durante el periodo lectivo o posterior a su finalización. Y el pago, también se puede realizan antes del periodo formativo, durante o después, con la fecha tope del 30 de enero del año próximo. Es decir, que los cursos realizados en 2018 se deben pagar antes del 30 enero de 2019.

Al mismo tiempo, las empresas que han recibido formación deben justificar contablemente las facturas y los pagos motivados por los gastos de formación, y el ingreso o menor gasto debido a la bonificación de los seguros sociales. Esta deducciones de la gastos de seguridad social se debe realizar a partir del mes a al finalización del periodo lectivo.

Una factura de servicios de formación justificativo para cursos bonificados (formación programada) debe incluir número y fecha de emisión, nombre del prestador del servicio, número de identificación fiscal y domicilio social del proveedor y del cliente. También la descripción de las operaciones realizadas (cursos), indicando los datos necesarios para la base imponible, fecha de realización del curso, nombre de la Acción Formativa, Número de AAFF y Grupo formativo, modalidad formativa, horas totales,… En las copias de las facturas, se señala su condición de copia.

Si una entidad organizadora (externa) que imparte formación para la empresa bonificada, contrata la impartición con un centro de estudios (modelo e), este centro de impartición debe facturar a la entidad organizadora para que sea esta última sea la que se encargue de facturar a la empresa bonificada. No es correcto que la entidad externa organizadora cobre al centro de estudios los costes de gestión (organización). Es decir la empresa bonificada le paga a la Entidad Organizadora y la Entidad Organizadora paga a la Entidad Impartidora.

En el caso en que la organizadora contrate con un centro de impartición, este centro podrá contratar formadores para impartir los cursos mediante contrato de trabajo o contrato de arrendamiento de servicios (autónomo). Y también debe registrar y archivar las nóminas o facturas correspondiente, y sus justificación de pagos.

Respecto a la Contabilización de los servicios de formación, todos los gastos de ejecución de las acciones formativas, así como las bonificaciones en los seguros sociales que se apliquen, deben quedar claramente identificados en cuenta separada o epígrafe específico de la contabilidad bajo el nombre de «formación profesional para el empleo».

Las empresas bonificadas deben definir claramente el hecho contable del pago de los gastos de formación y al mismo tiempo de la bonificación (ingreso o menor gasto), y para ello constituye obligación de la empresa disponer de libros contables, registros diligenciados y demás documentos debidamente auditados en los términos exigidos por la legislación mercantil.

Si la empresa realiza una formación según el modelo 1 (formación interna), es decir imputación de costes internos (personal, amortización,…), para justificar la formativa bonificada, no está obligada a una contabilización en una cuenta contable diferente a la utilizada de forma habitual por la empresa para contabilizar los gastos de personal. Aunque sí es aconsejable elaborar un Anexo o memoria justificativa que asocie los costes de personal interno imputados con su contabilización.