Es un acuerdo escrito firmado que consiste en que la empresa bonificada con necesidades formativas contrata a una entidad externa para organizar dicha formación. Dicho documento lo firman los representantes legales y debe indicar los datos de identificación, las obligaciones de los firmantes, y la compensación económica por los costes de organización.
Posteriormente a la firma del contrato de encomienda de la organización, pueden sumarse o adherirse nuevas empresas participantes que quieran formar parte de esa agrupación mediante la firma de los representantes legales del Documento de Adhesión.
Si la empresa bonificada contrata a una entidad externa para la realización de gestiones administrativas para la aplicación de bonificaciones, no se considera que está contratando la Organización, siempre y cuando la actividad de dicha entidad se limite a las funciones de gestión administrativa para la aplicación de bonificaciones (es decir, sólo mecanizar datos).
La entidad organizadora será la responsable de facilitar a las empresas participantes toda la documentación relacionada con la organización, gestión e impartición de los cursos, y por ello se aconseja que ambas entidades tengan copia de toda la documentación obligatoria. Una opción es que el documento firmado por ambas partes se firme por duplicado y ambos tengan un original.
Según la Ley 30/2015, las entidades organizadoras serán las responsables de:
- Comunicar el inicio y finalización de las acciones formativas.
- Asegurar el desarrollo satisfactorio de las acciones formativas.
- Asegurar las funciones de seguimiento, control y evaluación.
- Asegurar la adecuación de la formación realizada a las necesidades formativas reales de las empresas.
- Contratar a la entidad de formación acreditada y/o inscrita que imparta las acciones formativas, salvo en el caso de tratarse de la misma entidad.
- Facilitar a las empresas para las que organicen la formación la documentación relacionada con la organización, gestión e impartición de las acciones formativas.
- Facilitar a las empresas la información necesaria para la correcta aplicación de las bonificaciones.
- Someterse y asegurar el desarrollo satisfactorio las actuaciones de comprobación, seguimiento y control que realicen la Administración.