En el desarrollo de los cursos de formación programada se producen costes de preparación, organización, seguimiento y cierre de la formación, trabajos que deben realizarse antes del desarrollo de los cursos y con posterioridad a su finalización, por ello todos los gastos que se generen y que tenga una relación directa con la ejecución, se consideran costes admitidos para la justificación.

Las facturas que se correspondan con gastos efectivamente realizados, deberán observar los siguientes requisitos formales:
– Número, y en su caso serie.
– Nombre, apellidos o denominación social, número de identificación fiscal y domicilio del expedidor y del receptor.
– Lugar y fecha de emisión de las facturas.
– Descripción de la operación y su contraprestación total. Cuando la operación esté sujeta y no exenta del IVA, deberán consignarse en la factura todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible, así como el tipo tributario y la cuota repercutida.

Si la factura comprende entregas de bienes o servicios sujetos a tipos impositivos diferentes a este impuesto, deberá diferenciarse la parte de la operación sujeta a cada tipo.

Para la justificación de los costes de personal interno es aconsejable tener archivado alguno de los siguientes justificantes retributivos:

1- En el caso de que se trate de Personal Laboral Interno:
a. Copia de los certificados de retención de IRPF.
b. Copia del modelo 190 o declaración anual de IRPF.
c. Certificado original de haberes firmado por el representante legal de la entidad que realiza el curso, con las retribuciones íntegras anuales (sin incluir Seguridad Social anual a cargo de la empresa) de cada trabajador cuyo coste se imputa.
d. Copia de los justificantes retributivos.

2- En el caso de que se trate de Personal Laboral Contratado para la
formación:
a. Copia de las nóminas y del contrato del trabajador en el que figure información sobre la duración del mismo, las horas trabajadas, y la actividad para la que se le contrata. En el caso de que se compruebe la contratación exclusiva para la formación, se aceptará el coste total que supone la contratación en el periodo de ejecución de los cursos en los que participe.

Para la justificación de los costes de desplazamientos podrán presentarse copias de las hojas de autoliquidación de gastos de los formadores o de participantes, en los que figuren correctamente los datos del solicitante, así como los datos y firma del receptor del importe. Este soporte deberá indicar detalle de los desplazamientos (kilómetros, poblaciones), así como las fechas de los mismo.

Cuando se trate de desplazamientos de personal docente o participantes, coincidirán en el periodo de formación que se indique en el correspondiente certificado de ejecución del grupo, y para el resto del personal afectado por el desplazamiento, las fechas deberán coincidir con el periodo de gestión del plan.

Para la justificación de los costes de amortización del material inventariable, se presentarán facturas de adquisición de los elementos, formalmente correctas y a nombre de la empresas que realiza el curso. Se incluirá, en todo caso, un estado del cálculo efectuado para hallar el coste imputable o soporte de los apuntes contables de la entidad.