La justificación de las subvenciones de oferta de ámbito estatal se debe presentar por la entidad beneficiaria antes de 3 meses tras la finalización del programa de formación subvencionado (tras el fin del último grupo formativo). Después de esa fase se realizará un abono final, si procede, por el importe del 40% restante de la subvención, una vez finalizada y justificada la actividad formativa subvencionada.
Para el cálculo del importe a abonar se realizará una comprobación formal de la cuenta justificativa aportada por la entidad beneficiara. Dicha comprobación comprende la memoria de actuación justificativa del cumplimiento de las condiciones impuestas con indicación de los resultados realizados que coincidirá con la certificación de finalización del programa (según la formación comunicada). Dicho certificado es generado por la aplicación telemática de Fundae a partir de la formación comunicada y recoge un resumen de los cursos con cargo a la subvención recibida y debe enviarse con la firma digital del representante legal.
Además, la relación clasificada de gastos e inversiones de la entidad beneficiaria que se corresponde con el documento de resumen de costes presentados. Dicho documento es generado por el aplicativo de Fundae a partir de la relación clasificada de gastos e inversiones de la actividad subvencionada y debe comunicarse con la firma digital del representante legal acreditado. Así como la indicación de la percepción de cualquier otro ingreso o subvención que haya financiado la actividad que se recoge en el documento de resumen de costes presentados.
Tienen la condición de beneficiario la entidad solicitante o cada uno de los miembros de la agrupación, que se comprometan a ejecutar la totalidad o parte de la actividad formativa. En este caso, deberá constar expresamente en la resolución de concesión el compromiso asumido por cada entidad agrupada. El importe del compromiso asumido por cada una de las entidades beneficiarias supone el límite de costes financiables a justificar para cada una de ellas como resultado de la realización de la actividad financiada.
Para analizar los incumplimientos y reintegros, se comprobará a través del cálculo del nº de horas totales de formación certificada, es decir (nº de horas curso X nº de personas participantes). De esta forma, se comparará el total de ejecución certificado con el volumen del compromiso, resultando dos alternativas:
- A) Cuando el volumen de ejecución certificada es inferior al 35% del comprometido, se considera incumplimiento total y se debe devolver la totalidad de la subvención concedida.
- B) Cuando dicho indicador de ejecución se encuentre entre el 35 y 100%, se considerará incumplimiento parcial y se minorará la subvención en el porcentaje no cumplido. Para ello, se aplicará la minoración producida en la certificación del programa de formación (acción por acción).
En la ejecución de los cursos se debe mantener el ámbito estatal de los mismos, considerando a estos efectos tanto los lugares de impartición de los centros de formación indicados en la resolución de concesión, como el domicilio particular del alumno en el caso de desempleados y el domicilio del centro de trabajo o el domicilio particular en caso de ocupados. En el caso de que para los participantes certificados no se cumplan con los requisitos anteriores, en el conjunto del programa, se considerará un incumplimiento total y dará lugar a la exigencia de reintegro por la totalidad de la subvención concedida.
También existe una tasa de incumplimiento de las condiciones de la valoración técnica del programa de formación y sus consecuencias. De comprobarse que en la ejecución existe un incumplimiento de las condiciones de la valoración técnica, se procederá a calcular una nueva valoración técnica del expediente. Así, a partir de los datos certificados, se obtendrá una nueva puntuación de valoración técnica, que se comparará con la puntuación obtenida durante la solicitud, y se establece una escala gradual de minoración a aplicar sobre la cuantía justificada en función del grado de desviación, lo que supondrá la minoración de la cuantía justificada.
Además, si la puntuación de valoración técnica obtenida en la fase de comprobación técnico económica de la subvención no alcance 50 puntos, que es el mínimo establecido para la aprobación del programa de formación en el proceso de valoración de solicitudes, se considerará incumplimiento total de las condiciones de aprobación y la entidad beneficiaria está obligada al reintegro o devolución de la totalidad de la subvención concedida.
También existe una tasa de incumplimiento de las condiciones relativas a la participación de colectivos prioritarios y sus consecuencias. Valorando y analizando los participantes jóvenes menores de 30 años, las mujeres, los mayores de 45 años, las personas con discapacidad, personas trabajadoras con bajo nivel de cualificación, los parados de larga duración, los trabajadores de Pymes, los trabajadores con contrato a tiempo parcial y trabajadores con contrato temporal.
Respecto a los soportes justificativos, el más importante es la factura, que se corresponderá con un gasto efectivamente realizado, y contendrá número de Identificación Fiscal y domicilio tanto del expedidor como del receptor, descripción de la operación, la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan, etc. Se puede aplicar facturas simplificadas si el importe no exceda de 400 euros. Los soportes justificativos de Costes de Personal Interno suelen ser los siguientes: copia de los certificados de retención de IRPF, o copia del modelo 190 o declaración anual de IRPF, copia de los justificantes retributivos (nóminas), certificado de haberes individual, certificado de haberes conjunto.
Por otra parte, cuando se trate de facturación de una acción desarrollada a través de teleformación, deberá adjuntarse una descripción emitida por el proveedor, sobre las características de la plataforma empleada para la realización del curso. Los gastos de personal docente externo en labores de impartición, preparación de las clases, tutorías y evaluación, así como los costes relativos a elaboración de material didáctico, deberán presentarse debidamente desglosados por concepto y se imputarán por horas de actividad.
Los costes indirectos se podrán distribuir, de forma automática por acción formativa, según el método de reparto elegido para el documento “Certificado de costes generales del programa de formación”. No obstante, se podrá optar por repartir el importe algunos costes indirectos entre una o varias AAFF a través de imputaciones directas y susceptibles de comprobación, en función del coste ocasionado. Se podrán imputar los costes indirectos correspondientes a elaboración y presentación del programa de formación, desde la fecha de la publicación de la convocatoria hasta el momento de la presentación de la justificación de la subvención. La entidad beneficiaria no podrá contratar con terceros las labores de programación y coordinación del programa.
Los costes generales y gastos financieros se prorratearán en el documento Certificado de Costes entre todas las acciones formativas atendiendo a uno de los siguientes criterios y utilizando el mismo método para todas las acciones y todas las entidades beneficiarias:
HORAS DE IMPARTICION: Nº de horas X nº de grupos.
HORAS DE FORMACION: Nº de horas X nº de personas participantes.
COSTES CERTIFICADOS: Nº de personas participantes X nº de horas X Coste/hora/persona participante.
En la imputación de costes directos de impartición se aplicará el coste de las horas de personal dedicadas a la impartición de cada una de las acciones. Se admitirá la participación de más de un formador/tutor por grupo simultáneamente, siempre que se justifique la necesidad mediante memoria explicativa del beneficiario. En todo caso, el número de horas imputadas deberá estar justificado en función de la duración y contenido de los cursos. De esta forma, el número de horas admisibles para impartición en formación presencial se limitará a las horas de duración de dicha impartición.
El coste imputable por cada tutor en una acción formativa con horas de teleformación, deberá corresponderse con el número de horas de disponibilidad efectiva para dicha acción. En el caso de que el mismo tutor se encuentre disponible simultáneamente para más de un curso del mismo o diferente programa de formación, el coste imputable se repartirá entre el número de grupos a las que atienda. Por otra parte, el número de horas de tutorías por grupo, quedará limitado al número de horas de la acción formativa y a un máximo de 2 tutores por grupo.
En preparación, tutorías y evaluación se imputará el coste de las horas de personal propio y/o externo dedicadas a la preparación de clases, tutorías y evaluación de la impartición de las acciones formativas. El personal cuyo coste se imputa en concepto de preparación deberá figurar como formador en la acción. Se admitirá en concepto de preparación de clases hasta el límite de las horas imputadas por cada formador en impartición (siempre con el límite que suponen las horas certificadas por acción formativa); si un formador imparte más de un grupo en la misma acción formativa, se admitirá la imputación de las horas de duración correspondiente a un grupo.
