En el modelo de gestión Nº 1 (autogestión), se consideran costes directos o de impartición, los costes del personal propio de la Empresa Bonificada en labores de impartición, preparación de clases, tutorías, evaluación y seguimiento de alumnos por parte del personal propio, así como las horas invertidas por el personal en la preparación de los medios didácticos. También en el modelo Nº 2 (con entidades organizadoras) se considera costes directos los costes de personal propio de la Entidad Organizadora.
Si una entidad organizadora contrata la impartición con un centro de formación o institución especializada (modelo de gestión Nº 3), este centro de impartición debe facturar directamente a la entidad organizadora para que sea ésta última la que se encargue de facturar a la empresa bonificada sin coste añadido. No es correcto que la entidad organizadora cobre al centro de formación los costes de gestión (organización) o tramitación en la aplicación informática.
En el caso en que la entidad organizadora contrate con un centro especializado la impartición de la formación, este centro podrá contratar formadores para impartir los cursos mediante contrato de trabajo o autónomo, siempre que en este último caso no concurran los elementos de ajenidad y dependencia. No obstante, el centro de impartición no podrá, a su vez, subcontratar la impartición de las acciones formativas.
En la contabilización, todos los gastos de ejecución y las bonificaciones que se apliquen, deben quedar identificados en cuenta separada o epígrafe específico de la contabilidad bajo la denominación “formación profesional para el empleo”. Constituye obligación de la empresa disponer de libros contables, registros diligenciados y demás documentos debidamente auditados en los términos exigidos por la legislación mercantil.
En el caso de imputación de costes internos (personal, amortización,…) para justificar la actividad formativa bonificada, no será necesaria su contabilización en una cuenta contable diferente a la utilizada de forma habitual por la empresa para contabilizar los gastos de personal. No obstante, se deberá elaborar una memoria justificativa que correlacione los costes de personal interno imputados con su contabilización.
En los cursos bonificados es obligatorio que los costes de formación se justifiquen mediante una factura de prestación de servicios y mediante su pago correspondiente (preferentemente con transferencia o pago domiciliado). Sí está admitido que una misma factura se pueda pagar en varios plazos.
La factura de formación puede ser emitida antes del inicio del curso, durante el periodo lectivo o posterior a su finalización. Y el pago, también se puede realizan antes del periodo formativo, durante o después, con la fecha tope del 30 de enero del año próximo. Es decir, los cursos realizados en 2023 se deben pagar antes del 30 enero de 2024.
Al mismo tiempo, las empresas que han recibido formación deben justificar contablemente las facturas y los pagos motivados por los gastos de formación, y el ingreso o menor gasto debido a la bonificación de los seguros sociales.
Todas las facturas que justifique un curso bonificado deben contener:
– Número y fecha de su expedición.
– Razón social o denominación social del que expide y del cliente.
– Número de Identificación Fiscal y domicilio de cliente y proveedor.
– Descripción exacta del curso (AAFF, Grupo, nombre, modalidad, fechas, horas totales, etc).
