La formación programada por las empresas permite que la empresa utilice un crédito de formación y recupere parte del coste mediante bonificaciones en las cotizaciones empresariales a la Seguridad Social. Aenoa define tres modelos de gestión. El Modelo 1 es la autogestión. La empresa organiza la formación por sí misma y puede impartirla con medios propios o contratar docentes o proveedores para impartirla. En este caso no interviene una entidad organizadora. La propia Ley 30/2015 reconoce expresamente que las empresas pueden organizar la formación de sus trabajadores por sí mismas y también impartirla con medios propios o recurriendo a su contratación.
El Modelo 2 se produce cuando la empresa contrata a una entidad organizadora que, además de gestionar, también imparte la formación. El Modelo 3 aparece cuando la entidad organizadora se limita a organizar y contratar la impartición con una tercera entidad formadora acreditada o inscrita. La organización no puede subcontratarse, y la entidad impartidora contratada tampoco puede volver a subcontratar la impartición, aunque sí puede trabajar con docentes autónomos o contratados laboralmente. Esta idea es plenamente coherente con el esquema de responsabilidades previsto en la normativa de desarrollo.
En la práctica, muchas empresas creen que cualquier tercero que “lleva FUNDAE” es automáticamente entidad organizadora. No es así. Aenoa diferencia muy bien entre la Entidad Organizadora y el Gestor Externo. Este último solo realiza funciones administrativas de mecanización o apoyo para la correcta aplicación de las bonificaciones, pero no asume la organización de la formación en sentido jurídico. Por tanto, si un tercero solo introduce datos o presta apoyo administrativo, no estamos necesariamente ante una entidad organizadora. Esa distinción es muy relevante para evitar errores en contratos, encomiendas y responsabilidades.
La consecuencia práctica es clara. Si una empresa únicamente necesita ayuda para tramitar altas, participantes o finalizaciones en la aplicación, puede operar en lógica de gestor externo. Pero si el tercero organiza, coordina, comunica, controla y asume la estructura del programa formativo, ya nos movemos en el terreno de la entidad organizadora, con todas sus obligaciones. El propio material formativo adjunto insiste en que, cuando existe entidad organizadora, debe existir Contrato de Encomienda, y que las entidades que intervienen deben estar debidamente inscritas o acreditadas cuando así corresponda.
Comunicar bien el curso: el paso que decide si la bonificación será viable.
Desde un punto de vista operativo, pocas cuestiones son tan importantes como la comunicación de inicio y fin del grupo formativo. La empresa o la entidad organizadora debe comunicar en la aplicación de FUNDAE tanto el inicio como la finalización del curso, incluyendo denominación, contenidos, modalidad, participantes previstos, profesorado, fechas, horario y lugar de impartición. Además, antes de aplicarse la bonificación, debe comunicarse la finalización del grupo, con el listado de participantes finalizados, horas y costes, incluyendo el coste máximo bonificable.
Ejemplo práctico 1: una pyme que organiza un curso con medios propios.
Imaginemos una empresa de 12 trabajadores que desea impartir un curso de Excel aplicado a la gestión administrativa de 20 horas. Decide utilizar un docente externo, pero la organización la realiza la propia empresa. En este caso, el encaje natural sería el Modelo 1: autogestión. La empresa debe asegurarse de que la formación guarda relación con su actividad, informar a la RLT si procede, comunicar el inicio del grupo con la antelación exigida, custodiar la documentación y comunicar correctamente la finalización antes de bonificarse en los seguros sociales.
Ejemplo práctico 2: una empresa que delega la gestión y la impartición.
Pensemos ahora en una empresa de 80 trabajadores que quiere formar a su plantilla en inteligencia artificial aplicada a oficinas y despachos. Contrata a una entidad externa que diseña la acción, comunica los grupos, aporta docentes y entrega la documentación final. Aquí estaríamos ante un Modelo 2, donde la entidad organizadora también imparte. Si la entidad organizadora solo coordinara la parte administrativa y contratara a un centro inscrito para impartir el curso, entonces pasaríamos a un Modelo 3. La utilidad práctica de esta distinción es enorme, porque determina quién comunica, quién conserva documentación y quién responde ante posibles comprobaciones.
Respecto a la documentación, para formación presencial, recuerda la necesidad de hojas de firmas o controles de asistencia, currículum y acreditaciones del tutor o docente, manuales o contenidos, acreditación de la entrega del diploma o certificado y cuestionarios de evaluación de calidad. Para teleformación, exige además registros de actividad e interacción, asistencia tutorial, controles de aprendizaje, pruebas de evaluación y documentación de guía didáctica y uso del campus. Esta relación es especialmente valiosa porque traduce la norma al trabajo cotidiano del centro de formación o de la entidad organizadora.
Errores frecuentes que hacen perder seguridad a la bonificación.
En la práctica profesional, los errores más habituales no suelen estar en el contenido del curso, sino en la gestión. El primero es pensar que basta con impartir la formación sin respetar los plazos de comunicación. El segundo es confundir una mera gestión administrativa con una auténtica organización externa. El tercero es no custodiar correctamente la documentación, especialmente en teleformación. El cuarto es comunicar tarde modificaciones que afectan a fechas, horario o localidad. Y el quinto es bonificarse sin comprobar previamente si la empresa está al corriente de sus obligaciones tributarias y con la Seguridad Social.
