A finales de año las Entidades Organizadoras deben tener en cuenta algunos aspectos importantes para evitar errores en el aplicativo de Fundae que puedan perjudicar a las empresas bonificadas. Especialmente vigilar y controlar el saldo real del crédito de formación, cuidar la cofinanciación, incidencias con la RLT, empresas y alumnos bloqueados y todos aquellos aspectos relacionados con las bonificaciones en los seguros sociales, sin olvidar que la última oportunidad de deducir los costes de formación deben aparecer en los seguros de Diciembre que se aplican en Enero.
En el caso de que una formación empiece a finales del año y finalice en 2021, en el aplicativo de Fundae deben crear dos grupos formativos, uno hasta el 31 de diciembre y otro desde el 1 de enero, lo que corresponde a dos diplomas distintos y aconsejables dos facturas distintas. La normativa indica que la formación debe realizarse hasta el 31 de diciembre, por ello se comunican dos grupos, uno en cada año, con su documentación correspondiente, incluidos los diplomas, que se entregan a los participantes en el plazo de dos meses desde la finalización de cada curso. Así mismo, se conservará la documentación justificativa de los costes de cada grupo, y en el caso de una única factura, deberá desglosar claramente en una memoria complementaria la parte imputada a cada uno de ellos. En cuanto a la contabilidad, se registrará el gasto en cada ejercicio.
En el caso de formación que se imparta de un modo continuado con algunos descansos, el aplicativo de Fundae no permite el registro de fracciones de horas, y por ello cualquier puntualización sobre el horario deberá realizarse en el apartado «Observaciones». Según Fundae, si la formación implica que en total la duración de la jornada del trabajador excede las seis horas, se debe realizar un período de descanso durante la misma de duración no inferior a quince minutos, que se considerará de tiempo efectivo de trabajo (formación, en este caso) cuando así esté fijado o se establezca por convenio colectivo o contrato de trabajo. Por lo tanto, deberá registrarse en la aplicación cualquier descanso que no esté considerado tiempo efectivo de trabajo según la normativa laboral aplicable en cada caso.
La duración de los cursos no podrá ser inferior a dos horas lectivas. Respecto al límite máximo, aunque la normativa no lo establece, la duración deberá ser adecuada al contenido y objetivos de la acción formativa. La participación en grupos formativos no podrá ser superior a 8 horas diarias, salvo cuando la formación se concentre en una sola jornada. En función de la modalidad en la que se imparta el curso, el número de participantes no podrá superar los siguientes límites: Presencial y Aula Virtual 30 participantes, Teleformación máximo 80 participantes por tutor en horario de mañana y 80 en horario de tarde.
Desde el estado de alerta del Covid, las comunicaciones de inicio de los cursos se pueden realizar dos días antes. Y los cursos dados de alta en la aplicación telemática de Fundae pueden ser modificados hasta la comunicación del primer grupo formativo de la misma. Después de esta fecha cualquier modificación en la modalidad, duración, objetivos o duración supondrá la creación de una nueva acción formativa
En los cursos online, para facilitar las actuaciones de seguimiento y control de la administración competente, la plataforma virtual deberá permanecer activa hasta un mes después de la presentación del último boletín de cotización del ejercicio correspondiente. Es decir, hasta finales de febrero del año siguiente. En cuanto al curso en sí, no es necesario que se mantenga en la plataforma una vez finalizado, aunque deberá conservarse el soporte acreditativo del mismo, durante los cuatros años que establece la norma.
En el caso de la formación online, deberá conservarse, durante un período de cuatro años, lo siguiente:
- Registros de actividad/interacción con el programa
- Controles de aprendizaje/pruebas de evaluación
- Contenidos y recursos didácticos
- Guía didáctica
- Currículo y acreditaciones del tutor-formador
- Acreditación/descarga de entrega de «Cuestionarios de evaluación»
- Acreditación/descarga de entrega de Certificados de participación o Diplomas
