En Formación Bonificada (Programada) los costes de formación se determinarán para cada grupo o curso formativo. Pero si un coste corresponde a varios de grupos, sí es posible prorratear alguno de los gastos realizados, atendiendo a las horas de formación de cada uno de ellos. El número de horas de formación se obtiene de multiplicar el número de horas de duración del curso por el número de participantes en cada uno de los grupos de alumnos.
No se podrá bonificar los bienes, productos, materiales o servicios que sean entregados, puestos a disposición o prestados por los centros de formación o las entidades externas organizadoras, que no resulten estrictamente necesarios para la impartición del curso. Además, en el caso de acciones formativas que se impartan en la modalidad online, no se considerarán financiables los gastos de transporte, manutención y alojamiento de los participantes y formadores.
Se aplicará el artículo 6 de la Resolución de 15 de abril de 2020, del Servicio Público SEPE, por la que se establecen, en su ámbito de gestión, medidas extraordinarias para hacer frente al impacto del COVID-19, donde se detalla que la imputación de costes laborales, alquileres, de espacios y equipamientos, instalaciones y cualquier otro que sea ineludible para las entidades de formación y las empresas bonificadas durante el periodo de suspensión, que estén acreditados, podrán ser justificables, sin que suponga un incremento de la bonificación (coste máximo bonificable).
Las facturas deben cumplir una seria de requisitos, como disponer de:
- Número y fecha de emisión.
- Nombre y apellidos, CIF, y razón social completa, del proveedor como del cliente.
- Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible.
- La fecha en la que se hayan efectuado las operaciones de prestación de servicios de formación.
- Las facturas se deben pagar antes del 30 de enero del año próximo.
- Podrán emitirse en papel o en soporte electrónico, con su fecha de emisión, su contabilización, y su archivo o conservación.
Todos los gastos de ejecución de los cursos y PIF, los correspondientes pagos, así como las bonificaciones que se apliquen, deben quedar identificados en cuenta separada o epígrafe concreto de la contabilidad, con el añadido de «formación profesional para el empleo». A partir de la entrada en vigor la última normativa, el incumplimiento de este requisito podrá ser objeto de sanción.
La empresa bonificada debe disponer de libros contables, registros diligenciados y demás documentos debidamente auditados. En el caso de imputación de costes internos (personal, amortización,…), no será necesaria su contabilización en una cuenta contable diferente a la utilizada de forma habitual por la empresa para contabilizar los gastos de personal. No obstante, se deberá elaborar una memoria justificativa que asocie los costes de personal interno imputados con su proceso contabilización.
La documentación se debe archivar y custodiar durante un período mínimo de 4 años, por ello cada empresa bonificada deberá mantener a disposición del Sepe la documentación justificativa de la formación por la que hayan bonificado.
Las entidades organizadoras conservarán copia de la documentación y un original del contrato de encomienda. La entidad conservará copia de los controles de asistencia, registros de actividad, controles de aprendizaje, contenidos y recursos formativos, cuestionarios de evaluación, currículo y acreditaciones del formador.
En el caso de formación online, el campus, usuario y clave facilitada deberán permanecer activos todo el período de ejecución (año natural), y además hasta 28 de febrero del año siguiente. Después de esa fecha, se debe mantener durante 4 años, la documentación soporte acreditativo del curso.
