Cada año la gestión y documentación de los cursos de la Formación Bonificada sufren algunos cambios y novedades, por ejemplo en 2020 se permitió modificar los docentes (profesor o tutor) durante el periodo lectivo, se admitía el cambo horarios y días lectivos sin tocar inicio y fin, y se confirmaba la reserva del crédito de formación siempre que se comunicara antes del 30 de junio.
Este año 2021 la normativa confirma el aula virtual y la formación bimodal, la comunicación de inicio con dos días de antelación al comienzo de la formación (los cambios un día antes), el uso extensivo de las comunicaciones electrónicas y la información a todas las empresas bonificadas cada vez que se den de alta en el aplicativo de Fundae.
La documentación obligatoria antes del inicio de la formación es la Declaración Responsable (inscripción sin especialidad), que demuestra que la entidad impartidora aparece en el registro de centros del Sepe, junto al contrato de Encomienda, ficha Inscripción alumno (matrícula), C. V. Profesor o Tutor, comunicación o información a la RLT (con informe favorable o No informa), entre otras.
Durante el periodo lectivo, si el curso es de modalidad Presenciales necesario las Hojas Firmas o parte de asistencia, la Programación Didáctica o temporalización, la entrega de material formativo y el recibí de dicho material didáctico. Si se utiliza el Aula Virtual es obligatorio disponer de un Informe completo de conexión de los alumnos y profesores. En el caso de ser formación elearning, teleformación u Online, es necesario las claves campus, Guía Didáctica, Informe Seguimiento, entre otras.
Al finalizar el periodo formativo se debe archivar los documentos de Encuesta de satisfacción o cuestionario de Calidad, Diploma (participación y aprovechamiento), Certificado (si sólo es participación), el recibí de los documentos anteriores, factura desglosada entre costes directos y de organización, documento C-10 que justifica la cofinanciación privada (costes salariales), el informe de empresa bonificada o el informe de fin del grupo formativo para entregar a la asesoría laboral, etc.
Es importante definir muy bien quién es la empresa Bonificada y si utiliza un gestor interno o externo, aclarar si participan las entidades organizadoras y quién será la entidad formadora o impartidora.También conocer la cantidad Máxima Bonificable, los Costes Salariales, el documento C10, los costes directos y de organización, realizar adecuadamente la factura y aplicar correctamente los costes en el aplicativo de Fundae.
La Cofinanciación Privada de las empresas es un % mínimo en función de su plantilla media. Es una cantidad mínima al año, por ello se puede compensar dentro de una misma empresa, un grupo formativo con otro. Por ejemplo para empresas con plantilla entre 50 y 249 empleados la normativa indica que deben cofinanciar 20% (pero se incluye la propia Cofinanciación), por ello se debe aplicar un 25% sobre el total bonificado o sobre la facturación. Muchas veces en un mismo grupo formativo pueden aparecer los dos tipos de cofinanciación: Dineraria o Aportación Privada, y No Dineraria o Costes Salariales.
La factura debe indicar los datos completos del cliente, cantidad a pagar, descripción, precio unitario, total Servicios de Formación, Costes Directos o de Impartición, Costes Indirectos, Costes de Organización de la Formación, Acción Formativa, Grupo, nombre del curso, modalidad, fecha de inicio, fecha de fin, horas totales,… El curso se bonificará a partir del mes siguiente a su finalización.
