La formación programada o bonificada permite a las empresas privadas financiar el coste de cursos para sus trabajadores mediante bonificaciones (deducciones) en las cotizaciones empresariales a la Seguridad Social. Este sistema está regulado principalmente por el Real Decreto 694/2017 y la Ley 30/2015. Todas las empresas con al menos un trabajador en régimen general que abone la cuota de Formación Profesional, disponen anualmente de un crédito de formación, siendo el mínimo de 420 euros.
Existen diferentes modelos de gestión para la formación bonificada:
- Modelo 1 (Autogestión – Empresa Bonificada): La empresa gestiona la formación internamente. Puede ser con un gestor interno (Modelo 1A) o un gestor administrativo externo (Modelo 1B). En este modelo, la empresa puede aplicar costes directos y costes indirectos (con un tope del 10% sobre el total).
- Modelo 2 (Empresa Bonificada + Entidad Organizadora): La empresa contrata a una entidad externa para la organización de la formación.
- Modelo 3 (Empresa Bonificada + Entidad Organizadora + Entidad Impartidora): La entidad organizadora subcontrata la impartición a un centro de formación especializado.
Costes imputables a la Formación Bonificada.
Los costes que pueden ser imputados a la actividad bonificada incluyen: costes directos, costes indirectos, costes de organización (si se encomienda a una entidad externa), y costes salariales de los trabajadores participantes (considerados para la cofinanciación, no bonificables).
1- Costes Directos o de Impartición Estos costes son «estrictamente necesarios para la impartición de la actividad formativa» y se refieren a los gastos directamente asociados con la ejecución del curso. Incluyen:
-Retribución de formadores: Internos y externos, por labores de impartición, preparación de clases, tutorías, evaluación y seguimiento de alumnos. El coste/hora del personal interno se calcula como «Salario bruto (incluida la prorrata de pagas extras) + Seguridad Social + Aportaciones a planes de pensiones + Dietas y locomoción + Complementos a cargo de la empresa / horas anuales trabajadas».
-Gastos de amortización/alquiler de equipos didácticos y plataformas tecnológicas.
-Gastos de medios y adquisición de materiales didácticos, así como bienes consumibles (incluido el material de protección y seguridad). Para teleformación, costes imputables a medios de comunicación entre tutores y alumnos.
-Alquiler, arrendamiento financiero o amortización de aulas, talleres y superficies utilizadas.
2- Costes de Organización Estos costes se aplican cuando la empresa bonificada contrata a una Entidad Organizadora externa. Incluyen gastos de gestión, documentación, archivo, mecanización en el aplicativo de Fundae, y apoyo a la bonificación.
Límites de bonificación:20% para empresas de hasta 5 trabajadores.
15% para empresas de entre 6 y 9 trabajadores.
10% para empresas a partir de 10 trabajadores. Estos porcentajes se aplican sobre el coste máximo bonificable (módulo económico x horas impartición x número participantes).
La normativa exige una cofinanciación privada, obligatoria para empresas de más de 5 trabajadores. Se calcula como la diferencia entre el coste total de la formación (incluidos costes salariales) y la bonificación aplicada en los seguros sociales. Existen dos tipos:
Aportación Dineraria: La empresa paga un importe mayor por la formación que la cuantía que se bonifica (ej: paga 500€, bonifica 420€, la diferencia de 80€ es cofinanciación).
Aportación No Dineraria (Costes Salariales): Se computan los costes salariales de los trabajadores si se forman durante el horario de trabajo. Esto implica permitir que los trabajadores asistan al curso durante su jornada laboral. El cálculo se basa en el coste hora medio del empleado (salario bruto + seguridad social a cargo de la empresa, etc.). Para empresas de más de 50 empleados y cofinanciación no dineraria, la normativa indica un mínimo del 20%, pero en el cálculo práctico, se debe aplicar un 25% sobre el total facturado o bonificado para que el 20% se cumpla sobre el total de costes (incluida la cofinanciación).
Bonificación en los Seguros Sociales.
La bonificación se aplica en las cotizaciones a la Seguridad Social a partir del mes de finalización del curso y hasta los seguros sociales de diciembre de ese año. Por ejemplo, «si por ejemplo el curso finaliza en NOVIEMBRE, la empresa podrá bonificar los costes en los seguros sociales (antiguos TC) de NOVIEMBRE que se aplica a finales del mes de DICIEMBRE, o en el mes de ENERO del año siguiente.»
La bonificación máxima no puede superar la menor de estas tres cantidades:
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- Crédito disponible de la empresa.
- Suma de todos los costes justificados en documentos.
- Cantidad máxima financiable = (módulo económico x horas impartición x número participantes) + costes organización.
Módulos económicos máximos (coste por participante y hora de formación):
Presencial Básico: 9 euros
Presencial Superior: 13 euros
Teleformación (online): 7,5 euros
Mixta: En función de las horas de cada modalidad.
Contabilización y justificación documental.
Es fundamental un control riguroso de los asientos contables y la conservación de toda la documentación justificativa durante un plazo de 4 años.
Requisitos de Contabilización:
Las empresas que bonifican cursos en sus seguros sociales «DEBEN CONTROLAR SUS ASIENTOS CONTABLES DEL LIBRO DIARIO, debidamente identificados y donde se acrediten el ingreso, el gasto y el pago de los importes indicados en la aplicación telemática de la Fundación.»
«Los costes derivados de las acciones formativas, DEBERÁN QUEDAR EXPRESAMENTE IDENTIFICADOS en la contabilidad de la empresa.» Esto se hará en una cuenta separada o epígrafe específico bajo la denominación «formación profesional para el empleo».
Asientos contables clave:Imputación del gasto: Cargo a cuenta 649 (Gastos por cursos Formación Profesional Empleo) y abono a cuenta 410 (Proveedor).
Pago al centro de formación: Cargo a cuenta 410 (Proveedor) y abono a cuenta 572 (Bancos).
Bonificación en los seguros sociales: Cargo a cuenta 642 (Seguridad Social a cargo de la empresa) y abono a cuenta 476 (Organismos de la S.S. acreedores). Simultáneamente, cargo a cuenta 755/740 (Ingresos/Bonificación Formación Profesional Empleo).
Para la imputación de costes internos (personal, amortización), no es necesaria una cuenta contable diferente a la habitual, pero se debe elaborar una memoria justificativa que correlacione los costes imputados con su contabilización.
Documentación Justificativa: Los costes se acreditarán mediante facturas y documentos de valor probatorio equivalente.
Facturas: Deben cumplir requisitos formales (número, fecha, datos completos de emisor y destinatario, NIF, domicilio, descripción detallada de la operación, tipos impositivos desglosados, cuota tributaria). No se admite el IVA como coste bonificable, salvo para entidades exentas.
La descripción debe ser «exacta del curso (AAFF, Grupo, nombre, modalidad, fechas, horas totales, etc)».
Pueden emitirse antes, durante o después del curso, con fecha límite de pago el 30 de enero del año próximo (ej: cursos de 2025 se pagan antes del 30 de enero de 2026).
Importante: «En ningún caso se entenderá como coste bonificable los bienes, productos, materiales o servicios que sean entregados, puestos a disposición o prestados por las entidades de formación o las entidades externas organizadoras de la formación y que no resulten estrictamente necesarios para la impartición de la actividad formativa. Por ello, no están admitidos los regalos ni los servicios complementarios gratuitos.»
