El Gestor Administrativo Externo no se utiliza para encomendar la organización de la Formación Bonificada, sino para contratar la actividad de gestión administrativa (es decir, la empresa bonificada, en su aplicativo de Fundae accede como Bonificada y autoriza a un usuario externo como Mecanizador de datos o Gestor Administrativo, pero no como Organizador).
Al ser un gestor externo, los costes de dicha gestión lo justifica la empresa bonificada como costes Indirectos, los cuales estarán dentro del coste máximo bonificable, obtenido del múltiplo del precio del módulo de la modalidad formativa, por el número de horas totales del curso y por el número de alumnos finalizados. Es decir, dentro de esa cantidad se incluyen los costes directos y los costes indirectos.
Las gestiones administrativas externas son las realizadas dentro del campus de la aplicación telemática de Fundae, mientras que la encomienda de la organización contiene el desarrollo satisfactorio de los cursos, la correcta impartición, contratar a la entidad de formación que imparta los acciones, el archivo de la documentación relacionada con la organización, o ayudar a las empresas a la correcta aplicación de las bonificaciones.
La Organización de la formación conlleva tareas de planificar y estructurar el curso (incluido el control y archivo de documentos), y también las administrativas necesarias para la tramitación de la bonificación en los seguros sociales de la empresa bonificada. La Organización se justifica en factura indicando dicha cantidad en su casilla correspondiente dentro de la aplicación informática de Fundae.
Si la empresa bonificada contrata la organización de la formación a una entidad externa (modelo 2 o 3), la impartición de la formación la realiza una entidad formativa inscrita en el registro de entidades de formación. Pero si utiliza el modelo gestión número 1, la gestión se puede realizar de un modo interno o contratar a un gestor externo, y la formación puede ser interna o contratar a un proveedor de formación externo.
En la factura del Gestor Externo Administrativo indicará el concepto o la descripción del servicio prestado relacionado con la gestión administrativa de la tramitación de la iniciativa de formación programada por las empresas. La relación del Gestor Administrativo es con la Empresa Bonificada, nunca con la empresa Impartidora. Además no aparecerá la Entidad Organizadora. Los costes de gestión administrativa externa pueden ser superiores al 10%, pero la cantidad máxima bonificada por dicho concepto es ese porcentaje.
Las empresas bonificadas que deseen recibir formación pueden autorizar a entidades organizadoras accediendo al aplicativo de Fundae como Empresa Bonificada y seleccionando la 2ª opción que indica EMPRESA, picando en Datos Empresas, y seleccionando la pestaña de AUTORIZACIÓN, clicar en SÍ Autoriza, mecanizar el Cify nombre de la Entidad Organizadora. Mientras que las empresas bonificadas utilizando el modelo Nº 1 pueden contratar a una persona física externa para realizar sólo gestiones administrativas para la aplicación de bonificaciones. En este caso, sólo se limita a picar datos en el aplicativo de Fundae. Para ello se debe acceder al aplicativo seleccionar el apartado USUARIO y picar en Gestor Externo.
En el primer caso (Entidades Organizadoras), las empresas que soliciten formación podrán indicar si desean o no autorizar su participación en agrupaciones dadas de alta por entidades organizadoras. Si no autoriza su participación, ninguna entidad organizadora podrá darla de alta. Si indica que SÍ autoriza, deberá señalar el CIF de la entidad a la que se desea autorizar.
En formación programada las empresas bonificadas pueden tramitar o gestionar los cursos desde el perfil de empresa bonificada, ya sea con una gestión interna o como Gestor Externo. Es el caso de Autogestión pero un Gestor Externo ajeno a la empresa recibe la externalización para mecanizar los datos en la aplicación de Fundae (picar las AAFF, comunicar inicio, fin, etc.)
Este Gestor emite una factura y se justifica como Coste Indirecto, ya que nunca se encargará de la Organización, ni tampoco la Impartición, sólo hace trabajo administrativo de gestión (mecanizar comunicaciones en el aplicativo). Al ser un servicio externalizado, es aconsejable algún tipo de contrato de servicios y se factura según lo acordado. El gestor externo utilizará el certificado de persona física, ya que la empresa puede autorizar a una persona física externa a la empresa bonificada.
