Las entidades externas que tienen encomendada la organización de la formación pueden gestionar de forma telemática los cursos bonificados las empresas participantes en una agrupación. Dichas empresas participantes se identifican mediante un Expediente (número que el sistema asigna de forma automática cuando una empresa se da alta), un CIF (Código de Identificación Fiscal de la empresa), la razón social o nombre de la empresa dada de alta en el aplicativo y la plantilla media de la empresa basada en datos del año anterior.
Cada empresa participante en una agrupación aparece en el aplicativo de la formación programada con su identificación y características, y los datos pueden estar bloqueados (todo gris) o editables (todo blanco). También está visible los datos económicos (especialmente los créditos), junto a un informe en formato PDF de la empresa participante dada de alta en la agrupación.
Por otro lado se puede editar un fichero excel todas las empresas participantes existentes en la lista, lo que ayuda a guardarlo, abrirlo o imprimir. Los datos principales que aparecen son: Expediente, CIF, razón social, plantilla, crédito asignado, dispuesto, cuota de TGSS y cofinanciación privada. Se pueden anular empresas, pero el sistema no permitirá la anulación de una entidad participante que tenga asociado algún tipo de formación.
En la comunicación de inicio de los cursos, el aplicativo supone aceptar expresamente el contenido íntegro de lo que aparece en pantalla, y que existe un contrato de encomienda de organización de la formación, entre la entidad Organizadora y las empresas participantes. Que además, dicho contrato de encomienda o la adhesión al contrato consta de manera expresa la autorización de dicha empresa a que la entidad que tiene encomendada la organización de la formación pueda acceder a datos para la gestión y tramitación de su crédito.
En la aplicación de Fundae, las comunicaciones se crean de forma automática por el propio sistema, y como novedad se muestran todas las notificaciones realizadas y el Buzón de comunicaciones quedará exclusivamente para los correos remitidos por la Fundación. El sistema avisará cuando existan mensajes nuevos o no leídos.
Los mensajes se pueden analizar por su lectura o no, por su caducidad (seleccionar los mensajes estén o no caducados), y también el tipo de mensaje, destinatarios, empresa a la que va dirigida el mensaje, o el perfil de usuario (administrador, gestor, grabador o consultor) al que va dirigido el mensaje. Los datos de identificación son código interno, fecha de emisión del mensaje, asunto, destinatario, usuario, empresa, agrupación, caducidad,…
El aplicativo de formación programada de Fundae permite analizar los cursos entre los diferentes tipos:
-Anulado: grupo formativo que ha sido invalidado o cancelado en el sistema.
-Finalizado: cuando se ha realizado la Comunicación de Fin.
-Incidentado: ya sea debido a que la fecha de notificación no se ha realizado 7 días antes del inicio, o las modificaciones realizadas en un grupo válido ha sido fuera de plazo.
-Modificado: cuando un grupo válido ha cambiado algún dato, para solucionar esta incidencia se debe comunicar de nuevo.
-Pendiente: el grupo formativo ha sido creado pero no notificado a la Fundación.
-Revisado: grupo con incidencia revisada.
-Válido: cuando se ha notificado a la Fundación el inicio del grupo formativo y no tenga incidencias.
Los grupos formativos se pueden controlar mediante el código dado a la acción formativa a la que pertenece, la denominación, fecha de inicio del grupo formativo, fecha de fin, fecha de la notificación a la Fundación, estado en el que se encuentra (Anulado, Finalizado, Incidentado, Modificado, Pendiente y Válido). Las incidencias pueden ser revisadas o pendiente de revisar.
Algunos cursos de formación programada pueden aparecer bloqueados o editables en función del estado en el que se encuentre. Si está Anulado, Finalizado o Incidentado, todos los datos se mostrarán bloqueados, si está Válido, todos los datos se mostrarán bloqueados salvo la información relativa a las pestañas de participantes y costes, si está Pendiente o Modificado, todos los campos se muestran editables, salvo aquellos relativos a la acción formativa a la que el grupo formativo está asociado.
Se permiten finalizar los grupos en estado válido. También se puede desfinalizar hasta el día 20 del mes siguiente a la finalización del grupo formativo y permite realizar modificaciones en los datos de participantes y costes. Es importante asegurar que las empresas participantes no realicen bonificación con anterioridad, ya que en dicho caso se considera una bonificación indebida.
El sistema permite imprimir algunos documentos de gestión como el Cuestionario de evaluación de la calidad de la formación. En la evaluación de la calidad de los cursos deben participar los alumnos y dichas evaluaciones deben formar parte de la documentación correspondiente a cada grupo formativo. También aparece en formato pdf el Diploma, que deberá entregarse a cada participante que haya finalizado el curso.
