En el ámbito de la formación bonificada, las empresas que se acogen a las bonificaciones de la Seguridad Social para capacitar a sus empleados están sujetas a posibles controles y auditorías ex post por parte del Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) y la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE). Estas inspecciones se enmarcan en el artículo 18.3 del Real Decreto 694/2017 y buscan garantizar el uso adecuado de los fondos públicos. A continuación, explicamos en detalle en qué consiste este proceso de control y cuáles son las mejores prácticas para una correcta respuesta y gestión de la documentación. En los próximos meses llegarán las inspeccione expost de los cursos realizados en 2024.
¿Qué es la Inspección Expost y cuál es su alcance?
La inspección ex post es un proceso de verificación que se realiza una vez finalizado el ejercicio formativo bonificado. Su objetivo es comprobar que las bonificaciones aplicadas por la empresa en las cotizaciones a la Seguridad Social cumplen con la normativa y que los gastos han sido correctamente documentados y justificados. Estas auditorías suelen abarcar aspectos como los costes de formación, el cumplimiento de requisitos formativos y el control de la ejecución y efectividad de las acciones formativas.
Durante esta revisión, la empresa deberá facilitar a las autoridades el Resumen de Costes (modelo B1) junto con una serie de soportes justificativos que incluyan, entre otros, las facturas, justificantes de pago y extractos bancarios relacionados con los gastos de formación.
Para una inspección ex post de formación bonificada, la empresa debe presentar documentación específica que acredite los costes y el cumplimiento de los requisitos normativos. A continuación, detallo el listado completo de documentos requeridos, según el requerimiento de SEPE y FUNDAE:
Documentación a Presentar.
Indicamos un listado de documentos a presentar:
- Información sobre el IVA: Si la empresa está exenta o no sujeta al IVA, y dicho impuesto constituye un coste bonificado, debe aportar una declaración del representante legal o el modelo 036/037 del Censo de empresarios.
- Facturas: Las facturas o medios de prueba aceptados en derecho deben cubrir todos los costes de formación relacionados.
- Justificantes de pago y extractos bancarios: Los extractos deben mostrar el cargo en cuenta. Si el pago se fraccionó, es necesario un desglose detallado. Para pagos realizados en efectivo, se debe incluir el apunte contable relacionado.
- Apuntes Contables: Copia del libro diario donde figuren los importes imputados y la cuenta de gasto. Si la contabilidad no sigue el Plan General Contable, debe explicarse cómo se contabilizan los costes.
- Certificado de No recepción de ayudas: Declaración del representante legal confirmando que la empresa no ha recibido ayudas o subvenciones adicionales para la formación de ninguna entidad pública o privada en el ejercicio correspondiente.
- Certificados o Diplomas: Copias de los certificados emitidos a los participantes, junto con documentos que prueben su recepción o disposición.
- Registros de Firmas y Conexiones: Copias de los partes de firmas, registros de conexiones en caso de teleformación, y controles de aprendizaje aplicables.
- Programación y Metodología de la Teleformación: Documentación sobre la programación del curso, metodología o guía didáctica en el caso de teleformación.
- Certificado de Costes Salariales en Horario Laboral: Documento que especifique los costes salariales de los trabajadores formados en horario laboral, incluyendo el cálculo del coste por hora. Documento C-10.
- Justificación de Información a la Representación Legal de los Trabajadores: Evidencia de que las acciones formativas han sido informadas a la Representación Legal de los Trabajadores, si la empresa cuenta con ella.
Otros aspectos adicionales.
– **Plazo de Presentación**: La documentación debe ser presentada en un plazo de 10 días hábiles desde la notificación, de acuerdo con el procedimiento administrativo común.
– **Formato Electrónico**: La documentación debe presentarse por medios electrónicos en el portal específico de FUNDAE, usando un certificado digital de representante.
Esta documentación es esencial para cumplir con las exigencias de control de SEPE y FUNDAE, y asegura que las bonificaciones aplicadas en la formación se hayan gestionado conforme a la normativa vigente.
La inspección ex post en el marco de la formación bonificada es un proceso que exige rigor y transparencia. La clave para una gestión exitosa es la preparación y el control exhaustivo de la documentación durante todas las fases de la formación. Las empresas que implementan prácticas preventivas y mantienen una documentación clara y organizada pueden superar con éxito este proceso, garantizando así el acceso a las bonificaciones y el cumplimiento normativo.
