La formación bonificada, financiada a través de los créditos que gestiona el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) en colaboración con Fundae, es una herramienta crucial para mejorar las habilidades de los trabajadores españoles. Sin embargo, el éxito de estos programas no solo depende de la calidad educativa, sino también de una correcta justificación y gestión de los costes asociados. Este artículo proporciona una visión de los diferentes tipos de costes relacionados con la formación bonificada y cómo deben ser justificados de acuerdo con la normativa vigente.
Tipos de Costes en la Formación Bonificada
-Gastos de Personal (Costes Directos): Salarios de Formadores: Estos incluyen los costes directos de los formadores que imparten los cursos. Es vital documentar adecuadamente las horas de trabajo y las tarifas correspondientes.
-Materiales y Suministros: Todos los materiales didácticos, como libros, software, y otros insumos utilizados durante la formación, deben ser registrados y su compra justificada.
-Alquiler de Espacios: Si se requiere el alquiler de aulas o espacio físico para la impartición de los cursos, estos costes deben ser claramente documentados y relacionados con la acción formativa.
-Costes de Amortización: Equipamiento y Tecnología: La amortización de equipos informáticos o tecnológicos utilizados específicamente para la formación puede ser incluida. Es esencial demostrar que estos recursos son utilizados exclusivamente para fines formativos durante su vida útil.
-Costes Indirectos:
Servicios Generales: Incluyen servicios como electricidad, internet, y otros recursos generales del lugar donde se realiza la formación. La proporción asignada a la formación debe ser razonable y justificable.
Otros Gastos Asociados: Transporte y Manutención: En algunos casos, los costes de transporte y manutención de los formadores o participantes pueden ser elegibles, especialmente cuando la formación se realiza fuera del lugar de trabajo habitual.
Documentación y Justificación
La justificación de estos costes no solo requiere recopilar facturas y recibos, sino también la elaboración de documentos que relacionen directamente los gastos con las actividades formativas. Las hojas de asistencia, programas de cursos, contratos de alquiler de espacios, y las políticas de amortización deben ser mantenidas meticulosamente para cumplir con las auditorías del SEPE y Fundae.
Una gestión eficaz y transparente de los costes en la formación bonificada es fundamental para garantizar la sostenibilidad y la efectividad de estos programas. Las empresas deben estar preparadas para proporcionar una documentación detallada y justificaciones claras para cada gasto realizado, asegurando que los fondos se utilizan de manera apropiada y eficiente. Esta rigurosidad no solo asegura la conformidad con las normativas, sino que también maximiza el retorno de la inversión en formación, beneficiando tanto a las empresas como a sus empleados
Es importante tener clara la diferencia entre Costes Directos y Costes de Organización.
Costes Directos
Los costes directos son aquellos gastos estrictamente asociados a la ejecución del curso de formación. Son directamente imputables a la acción formativa y varían según el volumen o cantidad de formación impartida. Estos costes están vinculados intrínsecamente con la impartición efectiva de los cursos.
Ejemplos de Costes Directos:
-Salarios de los Formadores: Incluye las remuneraciones de los instructores que imparten el curso. Por ejemplo, si un curso de gestión de proyectos es impartido por un formador que cobra 50 euros por hora, este coste es directo.
-Material Didáctico: Compra de libros, software específico para el curso, o materiales consumibles utilizados durante la formación. Si se adquieren manuales de Python para un curso de programación, este gasto se clasifica como coste directo.
-Alquiler de Equipos Específicos: Coste de alquiler de maquinaria o equipos que son necesarios para la realización del curso, como puede ser el alquiler de computadoras para un curso de informática.
Costes de Organización
Los costes de organización son los gastos incurridos por la entidad organizadora para la gestión administrativa y logística de la formación. Estos costes son independientes del número de cursos o participantes y están relacionados con las tareas de organización y administración de la formación.
Ejemplos de Costes de Organización:
-Gestión y Coordinación: Gastos relacionados con el personal administrativo que organiza los cursos, gestiona las inscripciones, o realiza el seguimiento administrativo. Si una persona dedica 10 horas semanales a organizar varios cursos, su salario atribuible a estas tareas es un coste de organización.
-Plataformas de Gestión de la Formación: Costes asociados con el uso de software de gestión de formación que ayuda a administrar los cursos, seguimiento de asistencia, y resultados de evaluaciones. O la mecanización de los datos en el aplicativo de Fundae.
La distinción entre costes directos y costes de organización es crucial para la planificación financiera y la justificación de gastos en la formación bonificada. Los costes directos varían directamente con la actividad formativa, mientras que los costes de organización se asocian con el soporte administrativo y logístico necesario para facilitar estas actividades. Entender y documentar correctamente estos costes garantiza la transparencia y la efectividad de la inversión en formación.
