La formación bonificada, también conocida como formación programada por las empresas, es una herramienta clave para mejorar las habilidades y competencias de los empleados. Este artículo ofrece una guía práctica sobre cómo calcular, aplicar y contabilizar las bonificaciones para la formación, siguiendo la normativa de Fundae y la Seguridad Social. El enfoque está dirigido a profesionales involucrados en la gestión financiera y los seguros sociales de las empresas, con el objetivo de implementar correctamente estas ayudas y aprovecharlas al máximo. La correcta gestión de las bonificaciones por formación se convierte en un factor estratégico dentro del plan de desarrollo del talento en las organizaciones. Es importante entender no solo la normativa, sino también las mejores prácticas para maximizar el impacto de estas formaciones y garantizar que se cumplan todos los requisitos legales.
Cómo calcular el Crédito Disponible para la Formación.
El primer paso para acceder a las bonificaciones por formación es calcular el crédito disponible, que se basa en las cotizaciones del año anterior. Este cálculo se hace revisando los recibos de liquidación de cotizaciones ingresados, tomando en cuenta el total de la casilla “Base otras cotizaciones” y el “Número de trabajadores”. Estos datos permiten determinar el presupuesto de formación que la empresa puede utilizar durante el año actual.
El crédito disponible para formación es directamente proporcional a los importes cotizados, y su cálculo debe hacerse con precisión para evitar errores posteriores en la aplicación de las bonificaciones. Esto es fundamental, ya que una estimación correcta del crédito disponible asegura que se pueda aprovechar al máximo la bonificación sin enfrentar problemas posteriores durante su aplicación. Además, la planificación de la formación con antelación permite una gestión más eficiente de los recursos y facilita la integración de la formación en la estrategia global de la empresa.
Es importante también recordar que, para las empresas de menor tamaño, existen condiciones especiales que pueden incrementar el crédito disponible. Las empresas con menos de 50 empleados, por ejemplo, tienen la posibilidad de acumular el crédito no utilizado durante dos ejercicios consecutivos, incrementando así las oportunidades para formar a sus trabajadores en el futuro.
Aplicación de las Bonificaciones: Procedimientos y requisitos.
Una vez calculado el crédito y comunicada la finalización de las actividades formativas mediante la aplicación telemática de Fundae, la empresa puede aplicar la bonificación. Para hacerlo, la empresa debe cumplir ciertos requisitos, como estar al día en sus obligaciones con la Agencia Tributaria y la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). Esto es esencial para poder aplicar correctamente la bonificación en las cuotas de la Seguridad Social.
La bonificación puede aplicarse en cualquier cuenta de cotización de la empresa, y debe ser registrada en el segmento totalizador (EDTCA80) del Sistema Red. Este proceso debe realizarse con el debido cuidado, ya que cualquier error en la cumplimentación podría retrasar el acceso a la bonificación o incluso resultar en la pérdida de la misma. Si el importe de la bonificación supera el valor de la cotización, la TGSS reembolsará el saldo a favor. En el caso de empresas que se encuentren inactivas al momento de solicitar la bonificación y no tengan empleados activos, se debe gestionar el importe a través del servicio “Reintegro de Bonificaciones por Formación Profesional para el Empleo”, disponible en los Servicios RED.
Además de los requisitos mencionados, es crucial tener en cuenta los plazos para la aplicación de las bonificaciones. La bonificación debe aplicarse en los recibos de liquidación (seguros sociales) correspondientes desde la fecha de finalización del curso y hasta el último recibo del ejercicio económico. Por ejemplo, si una acción formativa concluye en octubre, la empresa debe aplicar la bonificación antes del cierre del ejercicio, es decir, o a finales de noviembre, o finales de diciembre, o a finales de enero del año siguiente. La rigurosa gestión de estos plazos es clave para asegurar que la bonificación se realice de manera efectiva y dentro del marco normativo.
Es importante destacar que la bonificación máxima que puede aplicarse será la menor de tres valores: el crédito disponible, los costes de la formación (factura) y el coste máximo financiable, que depende del tipo de formación y del número de participantes.
Contabilización de las Bonificaciones: Normativa contable.
La contabilización de las bonificaciones es un aspecto crucial para cumplir con la normativa y evitar sanciones. Según la ley, las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social deben registrarse como subvenciones, y su contabilización debe seguir la normativa establecida en el Plan General de Contabilidad.Las empresas deben llevar un registro separado de los costes de formación en cuentas específicas o epígrafes bajo la categoría de “Formación Profesional para el Empleo”. Mantener estos registros de manera clara y precisa es fundamental para garantizar la transparencia en el proceso contable y facilitar posibles auditorías por parte de la Seguridad Social. Además, la correcta contabilización permite a las empresas tener una visión más clara de la inversión que realizan en el desarrollo de su capital humano, algo que cada vez cobra mayor importancia en un mercado laboral cambiante y competitivo.
Los costes internos, como los salarios del personal que imparte la formación, deben contabilizarse según su naturaleza en las cuentas correspondientes, como el subgrupo 64, “Gastos del Personal”. Además, los costes relacionados con la formación deben registrarse en la cuenta 649, “Otros gastos sociales”, asegurando así que se reflejen correctamente en los estados financieros de la empresa. Otra buena práctica es asegurar que los registros contables estén debidamente respaldados con documentación justificativa, como facturas y nóminas, para demostrar la relación de cada gasto con las acciones formativas desarrolladas.
Consejos para una gestión eficiente de las Bonificaciones.
Para que la gestión de la formación bonificada sea efectiva, no basta con calcular y aplicar las bonificaciones, sino que también se requiere una planificación y documentación adecuadas en cada etapa del proceso. Aquí algunos consejos clave para asegurar el éxito en la implementación de estas ayudas:
- Cumplir con las normas: Es fundamental estar al corriente con las obligaciones fiscales y de la seguridad social. No cumplir con estas obligaciones puede resultar en la pérdida del derecho a las ayudas. Además, el cumplimiento normativo no solo es una exigencia legal, sino también un indicador de la responsabilidad y solvencia de la empresa frente a sus trabajadores y la administración.
- Mantener documentación clara: Registrar todos los costes de formación de manera clara y detallada, incluyendo los costes directos e indirectos, y mantenerlos separados de otros gastos para facilitar auditorías y garantizar la transparencia. La documentación clara no solo facilita el proceso de auditoría, sino que también permite a la empresa evaluar el impacto de la formación en términos de retorno de la inversión y desarrollo de competencias clave.
- Consultar a especialistas: Delegar la gestión de las bonificaciones a una gestoría o experto externo que conozca bien la normativa de Fundae y la Seguridad Social puede ser una buena decisión para optimizar el proceso y evitar errores. Estos especialistas pueden proporcionar orientación precisa sobre cómo maximizar el uso del crédito disponible y asegurar el cumplimiento de todos los requisitos, minimizando así el riesgo de sanciones o devoluciones indebidas.
- Revisar regularmente: Realizar controles internos periódicos para garantizar que se cumplen todos los requisitos de Fundae y evitar posibles sanciones por errores o incumplimientos. La revisión constante de los procesos internos asegura una adaptación rápida a cualquier cambio normativo y permite corregir errores antes de que tengan consecuencias significativas para la empresa.
La formación bonificada es una herramienta poderosa que permite a las empresas mejorar las habilidades de sus empleados y aumentar su competitividad. Sin embargo, para aprovechar estas bonificaciones al máximo, es necesario entender bien las normativas de Fundae y la Seguridad Social y seguir un proceso riguroso de cálculo, aplicación y contabilización. Con un enfoque adecuado y un manejo profesional de las bonificaciones, las empresas pueden asegurar el éxito de sus programas de formación y contribuir al crecimiento tanto de la organización como de sus trabajadores.
