Para poder bonificar la formación continua de los trabajadores, deben mecanizarse los datos del curso en la aplicación telemática de la Fundación, informando sobre su inicio, características, finalización, etc. El acceso a dicha aplicación se realiza mediante un certificado digital de persona jurídica.
En formación programada es fundamental informar a la Representación Legal de los Trabajadores, comunicar el inicio de la formación, realizar la formación, comunicar la finalización de la formación, y aplicar la bonificación.
Igualmente las empresas deben hallarse al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social, garantizar la gratuidad de la formación a los participantes, mantener durante un período de cuatro años la documentación justificativa de los cursos, o aceptar las actuaciones de seguimiento.
La documentación básica que se debe archivar es: contrato de encomienda o adhesión al contrato, control de asistencia (modalidad presencial o a distancia si la formación se desarrolla dentro de la jornada laboral), acreditación de la entrega del certificado o diploma, y cuestionarios de evaluación cumplimentados por los participantes. En caso de formación a distancia o teleformación se deben archivar los comprobantes de entrega de material, controles de seguimiento, cuestionarios de aprendizaje, verificación de soportes didácticos y asistencia tutorial.
La documentación se puede mantener en soporte digital si se trata de documentación original emitida de forma electrónica, pero en caso de tratarse de documentación originalmente emitida en papel, deberá conservase en esa forma.
Por último indica que la no comunicación en los plazos mencionados, implicará que el correspondiente grupo de formación se considere “no realizado” a efectos de aplicar la bonificación, salvo que la no comunicación en plazo se deba a causas imprevistas, debidamente justificadas y comunicadas en el momento en el que se produzcan.
Se consideran “causas imprevistas” los supuestos de fuerza mayor regulados en el artículo 1105 del Código Civil, siempre que los mismos estén debidamente acreditados, o bien circunstancias que, debidamente acreditadas. Las características de la fuerza mayor previstas por el Código Civil y la Jurisprudencia son:
-Que el hecho sea inevitable, insuperable e irresistible.
-Que el hecho sea ajeno a la voluntad del sujeto obligado.
-Que exista una relación causal entre el hecho y el resultado.
-Que el obligado haya actuado con la diligencia mínima exigible.
Estas causas deberán ser notificadas a la Fundación en el momento en que se produzcan mediante el apartado destinado al efecto en la aplicación.
Cada notificación será examinada individualmente.
Si una vez comunicada la finalización de la formación se detectan errores en los datos de finalización, las empresas pueden modificar los datos de finalización hasta el día 20 del mes siguiente a la comunicación, excepto los grupos finalizados en el mes de enero del año siguiente que podrán desfinalizarse solo hasta el 31 de enero
El plazo para comunicar la finalización de los cursos es antes de que finalice el plazo de presentación del boletín de cotización a la Seguridad Social en que se aplican las bonificaciones y, en todo caso, antes de que finalice el correspondiente al mes de diciembre del respectivo ejercicio económico.
