La formación bonificada es una iniciativa del sistema de Formación Profesional para el Empleo que permite a las empresas formar a sus personas trabajadoras y aplicar posteriormente una bonificación en las cotizaciones a la Seguridad Social. Cada empresa dispone de un crédito anual de formación, calculado en función de sus cotizaciones por formación profesional y de su plantilla media. Dicho crédito puede utilizarse para financiar acciones formativas dirigidas a mejorar las competencias de la plantilla, siempre que se cumplan los requisitos legales, técnicos y documentales.
No cualquier curso puede bonificarse. Para que una acción formativa sea adecuada dentro del sistema de formación programada, debe responder a una necesidad real de la empresa y estar vinculada con la actividad profesional de las personas participantes.
Con carácter general, la formación bonificada se dirige a personas trabajadoras asalariadas que coticen por la contingencia de formación profesional. Por ello, deben revisarse con especial cuidado determinados perfiles, como autónomos, administradores, gerentes societarios o personas que no coticen por este concepto. Antes de incluir a un participante en una acción bonificada, es conveniente comprobar su situación laboral y de cotización para evitar bonificaciones indebidas.
Errores frecuentes en la gestión de la formación bonificada.
- Bonificar conceptos no admitidos.
No todos los gastos asociados a una formación son bonificables. Debe revisarse cuidadosamente la factura y separar los conceptos que correspondan a impartición, organización, medios didácticos, plataforma, tutorías u otros costes admisibles. Determinados gastos, como dietas, desplazamientos, tasas de examen, suplidos o conceptos ajenos a la actividad formativa, pueden generar problemas si se incluyen indebidamente en el importe bonificado. Además, el IVA no debe formar parte del coste bonificable cuando sea deducible para la empresa.
- Cursos online sin trazabilidad real.
La teleformación exige evidencias. No basta con matricular al alumno en una plataforma. Debe existir actividad formativa real, seguimiento tutorial, controles de aprendizaje, contenidos accesibles, registros de conexión, evaluaciones y participación suficiente. Las llamadas “teleformaciones fantasma” son una de las principales causas de incidencias. Para evitar riesgos, la empresa y la entidad organizadora deben poder acreditar que el participante ha realizado efectivamente la formación.
En cursos online es recomendable conservar:
- registros de acceso y conexión;
- evaluaciones realizadas;
- ejercicios o actividades entregadas;
- comunicaciones con el tutor;
- guía didáctica;
- controles de aprendizaje;
- diploma o certificado de participación;
- informe de seguimiento del alumno.
- Comunicar horarios irreales.
En formación presencial o aula virtual, los horarios comunicados deben reflejar la realidad de la impartición. Si existen descansos, pausas para comida o interrupciones relevantes, deben gestionarse con coherencia. La empresa debe evitar comunicar horarios ficticios, jornadas imposibles o sesiones que no coincidan con la asistencia real. La documentación de asistencia debe cuadrar con la comunicación realizada en la aplicación.
- Falta de información a la representación legal de las personas trabajadoras.
Cuando exista Representación Legal de las Personas Trabajadoras, debe cumplirse el trámite de información previo en los términos establecidos por la normativa. No hacerlo puede generar incidencias en caso de comprobación. La empresa debe conservar la documentación que acredite que la información se ha realizado correctamente.
- Aplicar la bonificación antes de tiempo.
La bonificación debe aplicarse una vez finalizada y comunicada correctamente la acción formativa. Aplicar importes antes de completar el procedimiento puede provocar diferencias, devoluciones o requerimientos. La empresa debe comprobar el importe comunicado en la aplicación y trasladarlo correctamente a los seguros sociales.
- Desautorizar precipitadamente a la entidad organizadora.
Cuando una empresa trabaja con una entidad organizadora, no es recomendable realizar cambios o desautorizaciones de forma precipitada sin revisar antes el estado de los cursos, la documentación pendiente y las posibles comprobaciones. En la práctica, es prudente mantener una coordinación ordenada con la entidad que ha gestionado la formación, especialmente durante el periodo posterior a la finalización de los cursos y durante el plazo en el que pueden llegar requerimientos. La empresa debe asegurarse de que tiene acceso a toda la documentación necesaria antes de cerrar o modificar la relación con la entidad organizadora.
Documentación que debe conservar la empresa.
La documentación es la principal defensa ante cualquier requerimiento. Una formación puede haberse impartido correctamente, pero si la empresa no puede acreditarlo, el riesgo de incidencia aumenta.
La empresa debe custodiar, al menos, la siguiente documentación:
- contrato de encomienda de organización, si interviene entidad organizadora;
- ficha o programa de la acción formativa;
- comunicación de inicio y finalización;
- controles de asistencia en presencial o aula virtual;
- registros de conexión en teleformación;
- contenidos o guía didáctica;
- pruebas de evaluación;
- comunicaciones con tutores;
- facturas y justificantes de pago;
- documentación de costes;
- informe de empresa;
- diplomas o certificados;
- documentación relativa a la información a la RLT, si procede.
La documentación debe conservarse durante el plazo legal aplicable, normalmente cuatro años, ya que las actuaciones de comprobación pueden producirse con posterioridad a la finalización del curso.
Recomendaciones para optimizar el crédito de formación.
Para aprovechar mejor la formación bonificada y reducir riesgos, la empresa debería aplicar una estrategia preventiva:
Planificar la formación a principios de año. No conviene esperar a los últimos meses para consumir el crédito. Una planificación anual permite detectar necesidades, seleccionar cursos adecuados, organizar grupos y evitar errores por prisas.
Priorizar formación útil y relacionada con el puesto. Los cursos deben responder a necesidades reales: digitalización, inteligencia artificial, ventas, atención al cliente, gestión administrativa, idiomas, prevención técnica, productividad, liderazgo, normativa sectorial o herramientas profesionales.
Revisar el crédito disponible y la cofinanciación. Antes de iniciar la formación, debe comprobarse el crédito asignado, el crédito consumido y la cofinanciación exigida. Esta revisión evita sorpresas en el momento de aplicar la bonificación.
Controlar la ejecución del curso. Durante la impartición deben revisarse asistencia, participación, avance, evaluaciones y tutorías. No debe esperarse al final para comprobar si el alumno ha realizado la formación.
Digitalizar la documentación. La empresa debe mantener un expediente digital por cada acción formativa o grupo. Esto facilita responder rápidamente ante cualquier comprobación.
Preguntas frecuentes sobre formación bonificada.
¿Todas las empresas tienen crédito de formación?
Con carácter general, las empresas que cotizan por formación profesional disponen de un crédito anual para formar a sus trabajadores mediante bonificaciones en los seguros sociales.
¿Puede bonificarse la formación de autónomos?
En general, la formación bonificada está dirigida a trabajadores asalariados que coticen por formación profesional. Los autónomos y otros perfiles especiales deben analizarse de forma individual.
¿Cuándo puede aplicarse la bonificación?
La bonificación se aplica una vez finalizada y comunicada la formación, utilizando el importe correspondiente en los seguros sociales.
¿Qué ocurre si llega un requerimiento?
Debe revisarse la notificación, recopilar la documentación solicitada y responder dentro de plazo. Recibir un requerimiento no implica necesariamente sanción, pero exige una respuesta rigurosa.
¿Durante cuánto tiempo debe conservarse la documentación?
La empresa debe conservar la documentación justificativa durante el plazo legal correspondiente, habitualmente cuatro años.
