La correcta gestión de la formación programada exige mucho más que comunicar un curso y aplicar posteriormente la bonificación. Las empresas deben conservar una documentación suficiente que permita acreditar la organización, impartición, participación, evaluación y coste de cada acción formativa.
Con el objetivo de facilitar este proceso, Fundae reúne en su página web diferentes documentos y modelos destinados a empresas, entidades organizadoras y centros de formación. Estos archivos sirven como referencia para preparar los expedientes y responder con mayores garantías ante posibles actuaciones de seguimiento y control.
Contrato con la entidad organizadora.
Cuando una empresa encomienda la organización de su formación a una entidad externa, ambas partes deben formalizar el correspondiente contrato de encomienda de organización. Fundae ofrece un modelo con el contenido mínimo que debe recoger este acuerdo. El documento identifica a las partes, determina las funciones asumidas por la entidad organizadora y establece las obligaciones relacionadas con la gestión de las acciones formativas.
El modelo puede personalizarse para adaptarlo a las características del servicio contratado, siempre que se respete su contenido esencial. También se encuentra disponible un modelo de desistimiento para dejar constancia de la finalización de la relación entre la empresa y la entidad organizadora. La firma de este contrato no elimina la responsabilidad de la empresa beneficiaria sobre la formación comunicada y bonificada. Por este motivo, debe conocer las acciones realizadas, verificar su ejecución y conservar una copia de la documentación correspondiente.
Información a la representación legal de los trabajadores.
Cuando la empresa dispone de Representación Legal de las Personas Trabajadoras —RLPT— debe facilitarle información sobre las acciones formativas previstas. La comunicación debe incluir, entre otros datos, la denominación y descripción de las acciones, sus objetivos, calendario, medios pedagógicos, criterios de selección y participantes previstos.
Fundae proporciona un documento para facilitar esta comunicación. El uso del modelo no es obligatorio, pero el cumplimiento del procedimiento de información sí debe quedar debidamente acreditado. La RLPT dispone de un plazo de 15 días para emitir su informe. Si surgen discrepancias y continúan una vez transcurrido este plazo, Fundae ofrece un modelo de acta para documentarlas y solicitar la mediación de la estructura paritaria sectorial correspondiente.
También se incluye un modelo mediante el cual la propia representación legal puede solicitar información a Fundae sobre la formación programada por la empresa. En este caso, deberá adjuntarse el acta de constitución de la RLPT y presentar la documentación a través del apartado de trámites habilitado.
Control de asistencia en la formación presencial.
En los cursos presenciales, el control de asistencia constituye una de las principales evidencias de participación. Fundae facilita un modelo en el que deben figurar los datos del grupo, la fecha, el horario y la firma de cada participante.
Las hojas deben cumplimentarse en cada jornada formativa y reflejar el horario realmente impartido. No resulta recomendable utilizar documentos incompletos, incorporar firmas con posterioridad o indicar horarios distintos de los comunicados en la aplicación. Además de estas hojas, se puede archivar materiales utilizados, pruebas de evaluación, fotografías del aula y cualquier otra evidencia que permita acreditar la efectiva realización de la formación.
Diplomas y certificados de asistencia.
Al finalizar la acción formativa, las personas participantes deben recibir el documento que corresponda. Cuando el trabajador ha superado la formación y existe aprovechamiento, se emite un diploma. Si ha participado, pero no ha alcanzado los criterios establecidos, procede entregar un certificado de asistencia.
Fundae permite generar estos documentos desde la aplicación una vez registrados los datos de los participantes. También pueden utilizarse diseños propios, siempre que incorporen la información necesaria para identificar la acción, el grupo, la duración, las fechas y la modalidad de impartición.
Si la empresa o el centro opta por un diseño personalizado, debe eliminar el logotipo de Fundae. Asimismo, resulta conveniente respetar la información incluida en el reverso de los modelos oficiales, ya que facilita su identificación y comprobación administrativa.
Evaluación de la calidad de la formación.
Los participantes deben disponer del cuestionario de evaluación de la calidad al finalizar el curso. Sus respuestas permiten valorar aspectos como la organización, los contenidos, la metodología, los medios empleados, la actuación del formador y la utilidad profesional de la formación recibida.
Fundae señala que estos cuestionarios deben formar parte de la documentación de cada grupo formativo y conservarse en formato PDF o electrónico. La empresa debe garantizar que los trabajadores puedan cumplimentarlos de manera voluntaria y confidencial. La evaluación de la calidad no debería considerarse un simple trámite. Los resultados pueden utilizarse para detectar deficiencias, mejorar futuras ediciones y comprobar si la formación responde verdaderamente a las necesidades de la plantilla.
Documentación para justificar los costes
La página de Fundae también incluye el resumen de costes de las acciones formativas, los anexos correspondientes y una guía específica para su correcta justificación. No obstante, Fundae advierte de que estos modelos de costes deben cumplimentarse cuando se reciba un requerimiento con las instrucciones correspondientes. Esto no significa que la empresa pueda prescindir de la documentación económica. Desde el inicio debe conservar facturas, justificantes de pago, apuntes contables y criterios utilizados para calcular los costes directos, indirectos y, en su caso, salariales.
La información declarada debe ser coherente con la contabilidad, con las facturas recibidas y con las cantidades comunicadas en la aplicación. Las diferencias entre estos documentos pueden provocar incidencias durante la comprobación de la bonificación.
Disponer de un expediente ordenado permite acreditar que la formación se ha ejecutado correctamente y que la bonificación aplicada se corresponde con una actividad formativa real. Los modelos oficiales constituyen una referencia muy útil, pero deben cumplimentarse adecuadamente y acompañarse de las restantes evidencias de cada grupo.
Todos los documentos pueden consultarse y descargarse en la sección de documentación y modelos de Fundae.
