Una de cada tres empresas españolas ya utiliza IA: el nuevo reto de recursos humanos está en formar a la plantilla.
El INE sitúa la adopción de inteligencia artificial en el 33,6 % de las empresas de diez o más empleados. Su expansión refuerza la necesidad de actualizar las competencias administrativas y conectar la formación con los procesos de oficinas, asesorías y despachos.
La inteligencia artificial ya forma parte de la actividad de una de cada tres empresas españolas de diez o más empleados. Según la Encuesta sobre el uso de TIC y del comercio electrónico en las empresas, publicada por el Instituto Nacional de Estadística el 22 de octubre de 2026, el 33,6 % utilizó tecnologías de IA durante el primer trimestre del año. En el sector servicios, la proporción ascendió al 38,2 %.
Estas cifras describen una transformación que alcanza directamente a oficinas y despachos profesionales. Para recursos humanos y los responsables de formación, el desafío consiste en preparar a la plantilla para trabajar con sistemas capaces de intervenir en la redacción, el análisis documental y la organización de información. La adopción tecnológica exige decisiones sobre capacitación, procedimientos y calidad del trabajo.
El trabajo administrativo, en el centro de la transformación.
La conexión entre IA y oficinas se entiende mejor al observar para qué utilizan estas tecnologías las empresas. Eurostat señala que, en 2025, el 11,8 % de las empresas de la Unión Europea de diez o más personas empleadas utilizó IA para analizar lenguaje escrito, mientras que el 8,8 % la empleó para generar lenguaje escrito o hablado. Son porcentajes sobre el conjunto de empresas del ámbito estadístico, no solo sobre las usuarias de IA.
Ambas funciones están relacionadas con una parte esencial del trabajo administrativo: interpretar información y convertirla en documentos útiles. En una asesoría, un departamento de personal o un centro de formación, el valor de un informe depende de que recoja los datos relevantes, responda a una necesidad concreta y pueda comprobarse.
Esta es una razón para orientar la formación hacia procesos completos. Preparar un documento con IA requiere seleccionar las fuentes, formular la petición, revisar la respuesta y validar el resultado antes de incorporarlo a un expediente o enviarlo a un cliente. Aprender esta secuencia permite establecer un método de trabajo que la empresa pueda supervisar.
La brecha de competencias convierte la formación en una decisión estratégica.
El Foro Económico Mundial refuerza la importancia de la capacitación. Según las previsiones de los empleadores encuestados, el 39 % de las competencias actuales de los trabajadores se transformará o quedará desactualizado entre 2025 y 2030. El informe estima que 59 de cada 100 trabajadores necesitarán formación antes de 2030. Además, el 63 % de los empleadores identifica las brechas de competencias como una barrera importante para la transformación empresarial.
Se trata de expectativas recogidas en una encuesta internacional, no de una predicción específica sobre España. Su utilidad para la planificación es clara: incorporar nuevas aplicaciones debe acompañarse de una revisión de las capacidades que necesita cada puesto.
En oficinas y despachos, esa revisión puede abarcar la formulación de instrucciones, la comprobación de fuentes, el tratamiento de información confidencial y la capacidad para detectar respuestas incompletas o incorrectas. Estas habilidades deberían trasladarse a los objetivos y a las actividades de evaluación de la formación.
Cómo trasladar la IA a recursos humanos y formación
Una respuesta práctica consiste en identificar procesos concretos antes de decidir qué herramientas enseñar. Como propuesta de aplicación, un plan formativo puede trabajar sobre tres situaciones habituales:
- Incorporación de personal. Elaborar un borrador de guía de acogida a partir de procedimientos internos autorizados y comprobar que sus instrucciones coinciden con la operativa real.
- Gestión documental. Extraer información de documentos de ejemplo, organizarla en una ficha y contrastarla con el original para detectar errores y omisiones.
- Formación interna. Diseñar un caso práctico y sus criterios de corrección a partir de una necesidad del puesto, con validación del responsable formativo.
Estas actividades permiten evaluar una competencia profesional observable. También ayudan a establecer criterios compartidos sobre qué información utilizar y qué resultados necesitan revisión antes de su uso. Para los responsables de formación, este enfoque aporta una ventaja: facilita comprobar si el aprendizaje se aplica al trabajo. El seguimiento puede centrarse en la calidad de los documentos, las correcciones necesarias y la autonomía del participante para resolver una tarea.
La Comisión Europea recuerda que el artículo 4 del Reglamento de Inteligencia Artificial establece medidas para apoyar el desarrollo de la alfabetización en IA del personal y de quienes utilizan estos sistemas por cuenta de proveedores y responsables del despliegue. Deben considerarse sus conocimientos, experiencia, formación y contexto de uso. Para la empresa, esto refuerza la conveniencia de organizar una capacitación adaptada a sus aplicaciones y responsabilidades. La asistencia a un curso, por sí sola, no acredita automáticamente el cumplimiento de todas las obligaciones que puedan corresponderle. La preparación del equipo debe acompañarse de instrucciones de uso y criterios de revisión que respondan a la actividad concreta de la organización.
Formación bonificada para responder a necesidades reales.
La formación en IA puede integrarse en la formación programada por las empresas cuando responde a necesidades relacionadas con su actividad. La planificación debe contemplar el crédito disponible, los requisitos de participación, las comunicaciones y la justificación de la formación. Vincular el curso con tareas identificadas en la empresa permite orientar mejor sus objetivos y evaluar su aprovechamiento.
Para profesionales que necesitan trasladar estas capacidades a su actividad, Aenoa ofrece el Curso Superior de Inteligencia Artificial aplicada a Oficinas y Despachos. Su programa conecta herramientas como ChatGPT, Gemini, Copilot y NotebookLM con la gestión administrativa e incluye un bloque específico de recursos humanos y formación.
El curso explica gestión del talento, comunicación interna, creación de materiales formativos e itinerarios de aprendizaje, junto con aplicaciones administrativas, comerciales, laborales y económico-financieras. Combina campus virtual, casos prácticos y videoconferencias semanales.
La convocatoria publicada está prevista para de noviembre de 2026. Tiene una duración de 75 horas, modalidad online. Incluye una Microcredencial Universitaria Europea expedida por la Universidad Isabel I, de 4 ECTS. Se anuncia como 100 % bonificable, sujeto al crédito disponible y al cumplimiento de los requisitos aplicables. Aenoa formacion
La IA ya está entrando en los procesos de las empresas. Prepara a tu equipo para utilizarla con criterio y aplicarla a su trabajo diario. Consulta el programa y solicita tu inscripción en Aenoa Formación.
Información e inscripciones: info@aenoa.com
