Cómo revisar las facturas de formación bonificada y evitar incidencias.

La formación termina, los trabajadores han completado el curso y la empresa recibe una factura con el concepto «servicios de formación». El importe coincide con lo presupuestado, pero todavía hay que comprobar si el documento permite justificar correctamente el gasto. ¿Se puede identificar el curso? ¿Constan las fechas? ¿Se ha separado la impartición de la organización? Para los departamentos de Recursos Humanos, las entidades organizadoras y los centros de formación, revisar las facturas al recibirlas facilita la gestión del expediente.

La primera revisión empieza por los datos básicos. Antes de registrar el gasto, conviene comprobar cuatro bloques de información en la factura ordinaria:

• Quién factura y quién recibe el servicio. Nombre o denominación social completa, NIF y domicilio del proveedor y del destinatario, conforme al supuesto aplicable.

• Cómo se identifica el documento. Número, serie cuando corresponda y fecha de expedición.

• Qué operación se documenta. Descripción del servicio, cantidades, precios y descuentos necesarios para determinar la base imponible.

• Cómo se calcula el importe. Base imponible, tipo impositivo, cuando procedan. Si se combinan operaciones con distinto tratamiento fiscal, deberán desglosarse en los casos previstos por el reglamento.

También debe constar la fecha de la operación o del anticipo cuando sea diferente de la fecha de expedición. Una comprobación útil consiste en contrastar estos datos con el contrato, la ficha del proveedor y la identificación de la empresa contratante. Así se detectan, por ejemplo, facturas emitidas a otra sociedad del grupo o conceptos que no corresponden al servicio acordado.

El concepto debe permitir localizar la formación.

La descripción del servicio debe permitir vincular el gasto con la actividad realizada. En los justificantes de formadores externos, Fundae exige identificar la acción y el grupo, el servicio prestado, las fechas de inicio y finalización, las horas facturadas y el número de participantes. Un ejemplo ilustrativo de concepto sería: «Impartición del curso Excel aplicado a la gestión administrativa. Acción 04, grupo 02. Del 5 al 20 de octubre. 15 horas. 12 participantes». Esta descripción facilita comprobar a qué formación corresponde el importe y contrastarlo con los datos comunicados.

Si una entidad factura conjuntamente la impartición y la organización, ambos costes deben aparecer desglosados. Antes de emitir la factura, el centro puede solicitar a la organizadora los códigos de acción y grupo para incorporar las referencias correctas. MUY IMPORTANTE: SIEMPRE DESGLOSAR LOS COSTES ENTRE COSTES DIRECTOS Y COSTES DE ORGANIZACIÓN.

Además, disponer de una factura por ese importe no determina automáticamente la bonificación que puede aplicarse. Deben respetarse el crédito disponible, los límites económicos y el resto de las condiciones de la formación programada.

Cuando falta el detalle específico de la formación, Fundae permite aportar un certificado o anexo emitido por el proveedor, vinculado al número de factura, que complete la información requerida. Si existe un error en los requisitos fiscales, procede la factura rectificativa conforme al reglamento. Debe identificar la factura afectada y emitirse en una serie específica. La empresa destinataria debe solicitar la corrección al emisor y conservar los documentos relacionados.

Por ejemplo, la ausencia del código de grupo puede subsanarse con el anexo admitido por Fundae. Un NIF incorrecto o una cuota tributaria mal calculada exige revisar la factura mediante el procedimiento de rectificación correspondiente.

En operaciones con personas que legalmente no estén obligadas a emitir factura, las orientaciones de Fundae contemplan otros medios de prueba admitidos en derecho. La documentación debe permitir identificar a las partes y acreditar la naturaleza del servicio, su precio, las condiciones y la fecha de realización.

La revisión debe completarse con el justificante de pago. Los pagos deben efectuarse antes del último día hábil de presentación del recibo de liquidación de cotizaciones correspondiente a diciembre del ejercicio (ANTES DEL 30 DE ENERO DEL AÑO SIGUIENTE). Si se abonan varias facturas mediante una remesa, conviene conservar el desglose que permita localizar cada una.

El artículo 18 del Real Decreto 694/2017 exige identificar expresamente los costes bonificados en la contabilidad y mantener la documentación justificativa a disposición de los órganos de control durante cuatro años, sin perjuicio de otros plazos de conservación aplicables.

Como pauta de organización, cada expediente puede reunir la factura, sus anexos o rectificativas, el justificante de pago y la referencia contable. Los archivos deben conservarse legibles e íntegros; las copias deben distinguirse de los originales para evitar duplicidades.

Asignar esta revisión a una persona responsable y realizarla al recibir cada factura ayuda a resolver las incidencias mientras el proveedor tiene disponible la información. Para Recursos Humanos y los centros de formación, supone menos consultas al cierre del ejercicio y un expediente más fácil de comprobar.