La gestión de la formación programada por las empresas exige un control administrativo riguroso, una planificación adecuada y una revisión continua de la información registrada en el aplicativo de FUNDAE. No basta con comunicar los cursos y finalizarlos correctamente; también es necesario comprobar de forma periódica el estado de las empresas, los grupos formativos, los participantes y las posibles alertas que puedan aparecer durante el ejercicio.
Dentro del aplicativo de FUNDAE, el apartado de resumen de actividad constituye una herramienta especialmente útil para las entidades organizadoras y para las empresas que participan en acciones de formación bonificada. Este panel permite obtener una visión global del estado de la actividad formativa y facilita la detección temprana de situaciones que podrían requerir revisión, subsanación o seguimiento.
El resumen de actividad permite conocer, de forma ordenada, la situación general de los grupos comunicados, las empresas agrupadas, los participantes y los Permisos Individuales de Formación. Su utilidad no se limita a una simple consulta informativa, sino que actúa como un verdadero sistema de control interno para comprobar que la gestión de la formación se está desarrollando conforme a los requisitos establecidos.
Por ello, revisar periódicamente el estado de la actividad no debe entenderse como una tarea meramente administrativa, sino como una medida preventiva esencial para evitar errores, anticipar posibles incidencias y garantizar una correcta aplicación de las bonificaciones.
Control de los grupos formativos y de participantes.
Uno de los bloques más relevantes del resumen de actividad es el relativo a los grupos formativos. A través de este apartado puede comprobarse si existen grupos pendientes, válidos, modificados, finalizados, anulados o con alguna situación que requiera atención. Esta información resulta fundamental para verificar que los cursos han sido comunicados en plazo, que los datos registrados son coherentes y que las finalizaciones se han realizado correctamente. En la formación bonificada, los plazos y la trazabilidad son elementos esenciales, especialmente cuando se producen actuaciones de seguimiento, control o comprobación posterior.
Una entidad organizadora debe revisar con frecuencia el estado de sus grupos, confirmar que la información comunicada coincide con la realidad de la impartición y conservar la documentación justificativa correspondiente: controles de asistencia, informes de conexión, pruebas de evaluación, contenidos impartidos, comunicaciones realizadas y evidencias de participación.
El apartado de participantes permite comprobar la situación de los alumnos vinculados a las acciones formativas. Este seguimiento es especialmente importante porque la bonificación no depende únicamente de que el curso haya sido comunicado, sino también de que los participantes cumplan los requisitos de realización y aprovechamiento establecidos para cada modalidad formativa.
En teleformación, aula virtual o formación presencial, la empresa debe poder acreditar la participación efectiva de los trabajadores. En este sentido, son relevantes los tiempos de conexión, la realización de actividades, la superación de pruebas, la asistencia a las sesiones y cualquier otra evidencia que permita demostrar que la formación se ha desarrollado realmente.
El resumen de actividad ayuda a detectar si existen participantes anulados, bloqueados, no autorizados o con alguna situación que deba revisarse antes de aplicar o consolidar la bonificación.
Empresas agrupadas y crédito de formación. Cofinanciación.
Otro de los apartados esenciales es el relativo a las empresas agrupadas. En la formación programada, cada empresa dispone de un crédito anual para la formación de sus trabajadores, calculado en función de sus cotizaciones por formación profesional y de su plantilla media, conforme al sistema previsto por la normativa aplicable. El resumen de actividad permite comprobar si las empresas mantienen crédito disponible, si existen reservas de crédito, si hay datos pendientes de validación o si se ha producido alguna circunstancia que pueda afectar al uso correcto de la bonificación.
Para las empresas, este control es especialmente relevante porque el crédito de formación debe planificarse con antelación. Una falta de seguimiento puede provocar que la empresa no aproveche adecuadamente los recursos disponibles para formar a su plantilla, especialmente en áreas estratégicas como digitalización, inteligencia artificial, ciberseguridad, ventas, atención al cliente, gestión administrativa o competencias directivas.
La cofinanciación privada es uno de los aspectos que más atención requiere en la gestión de la formación bonificada. Dependiendo del tamaño de la empresa, puede existir la obligación de participar con recursos propios en la financiación de la formación.
Esta participación puede acreditarse mediante costes salariales de los trabajadores formados durante el horario laboral, costes directos, costes indirectos u otros conceptos admitidos dentro del sistema. Por ello, no debe dejarse su revisión para el final del ejercicio. El resumen de actividad puede advertir de situaciones relacionadas con el cumplimiento de esta obligación, por lo que es recomendable revisar este apartado con frecuencia y realizar los ajustes necesarios antes de que finalice el periodo de aplicación de la bonificación.
Reserva de crédito y planificación formativa. Revisión.
La reserva de crédito es otro elemento importante para determinadas empresas, especialmente para aquellas que desean planificar su formación con una visión más amplia y no limitarse únicamente al consumo inmediato del crédito anual.
Una correcta gestión de la reserva permite organizar planes formativos más estructurados, diseñar itinerarios de aprendizaje y programar acciones de mayor alcance. Sin embargo, para que esta posibilidad sea útil, es imprescindible conocer bien los plazos, requisitos y efectos de la reserva dentro del sistema de formación programada. El resumen de actividad permite identificar esta información y ayuda a tomar decisiones con mayor seguridad.
Una de las principales ventajas del resumen de actividad es su carácter preventivo. Revisarlo periódicamente permite detectar situaciones que podrían pasar desapercibidas si solo se consulta el aplicativo al finalizar los cursos o en el momento de aplicar la bonificación.
Una buena práctica consiste en realizar controles periódicos sobre los siguientes aspectos:
- Estado de los grupos comunicados.
- Situación de los participantes.
- Crédito disponible de las empresas.
- Posibles reservas de crédito.
- Validación de datos por parte de la Tesorería General de la Seguridad Social.
- Cumplimiento de cofinanciación privada.
- Existencia de empresas bloqueadas o con restricciones.
- Situación de los Permisos Individuales de Formación.
- Correcta finalización de las acciones formativas.
Este seguimiento permite trabajar con mayor seguridad, reducir riesgos y mejorar la calidad de la gestión.
Documentación y trazabilidad.
La formación bonificada exige una adecuada custodia documental. La empresa bonificada y, en su caso, la entidad organizadora deben conservar las evidencias que acrediten la correcta ejecución de la formación y el cumplimiento de los requisitos exigidos. Entre la documentación más habitual se encuentran la ficha de acción formativa, la comunicación de inicio y finalización, los controles de asistencia, los informes de conexión en teleformación o aula virtual, las pruebas de evaluación, los contenidos formativos, los justificantes de costes, las facturas, los documentos de pago y las evidencias de participación.
El resumen de actividad no sustituye a esta documentación, pero sí ayuda a identificar qué aspectos deben revisarse y qué acciones pueden requerir una comprobación adicional. El resumen de actividad de FUNDAE es una herramienta fundamental para la correcta gestión de la formación programada por las empresas. Su revisión periódica permite controlar el estado de los grupos, participantes, empresas, crédito formativo, reservas y posibles alertas administrativas. Una entidad organizadora que utiliza este panel de forma sistemática puede anticiparse a posibles problemas, mejorar la planificación de la formación y ofrecer un servicio más seguro a las empresas participantes.
En definitiva, la formación bonificada no debe gestionarse únicamente como un trámite administrativo. Debe entenderse como una herramienta estratégica para mejorar la cualificación de los trabajadores, reforzar la competitividad de las empresas y garantizar un uso adecuado de los recursos disponibles dentro del sistema de formación profesional para el empleo.
