Las facturas de los cursos bonificados o de Formación programada se deben corresponder con gastos de impartición o de organización reales, y formalmente dispondrá de fecha de emisión, datos fiscales del proveedor y del cliente, descripción de las operaciones, y datos completos del curso (nombre, periodo lectivo, horas totales, etc). La empresa puede bonificar la factura antes de pagarla, pero el pago debe realizarse antes del 30 de enero del año siguiente. El último plazo para bonificarse debe coincidir con el TC2 de Diciembre.
En la modalidad de gestión Nº 3, donde una Organizadora contrata a una Impartidora Inscrita, la factura de formación la emite la Impartidora a la Organizadora, y esta entidad emite otra factura a la empresa bonificada. Es decir, la empresa bonificada paga a la Organizador y ésta paga a la Impartidora. Por lo tanto, en este modelo de gestión está prohibido que la empresa bonificada pague directamente al centro de formación final (Impartidora).
En el modelo 1 cuando la empresa bonificada se gestiona su propia formación, o cuando existe Grupo de empresas, dos entidades formativas distintas pueden prestar servicios complementarios y por ello se generan dos facturas diferentes. Por ejemplo la empresa bonificada contrata a un proveedor de plataforma, con tutores y seguimiento, y por otro lado también contrata a otra entidad que elabora los contenidos o realiza un diseño multimedia. En este ejemplo, sí es posible que aparezcan costes directos distintos, uno por alquiler de plataforma externa, servicios de tutorización y de seguimiento, y por otro lado otra factura por servicios de diseño y elaboración de contenidos del curso.
Cuando una formación programada se imparte en varios meses, sí es posible emitir una factura de servicios de formación mensual (mes a mes), siempre que la empresa bonificada tenga clara la información de que la bonificación se realizará a partir del mes siguiente a la finalización del curso (tras la comunicación de fin). Por ejemplo para un curso Experto o uno de Inglés con una duración de 3 meses y un coste total de 450 euros, se pueden emitir 3 facturas mensuales de 150 euros, y un Anexo final explicando el servicio total con toda la contratación realizada y señalando el nombre del curso, AAFF, Grupo, modalidad, fechas, horas totales, alumnos finalizados, etc.
Los Anexos, Memorias explicativas o Certificados complementarios a las facturas deben indicar el número, datos del proveedor, con la firma y sello de este proveedor, y señalando los detalles identificativos de la formación bonificada (nombre del curso, número de acción formativa y grupo, descripción del servicio de formación prestado, fechas de inicio y finalización del curso, horas totales, modalidad, número de participantes por grupo formativo, etc. Más info en www.aenoa.com
La entidad impartidora o formadora de un curso de Formación programada puede utilizar sus propios recurso como aulas, equipos, campus o instalaciones, o recurrir a una contratación externa. En este último caso es obligatorio disponer de la factura y se debe firmar un contrato de disponibilidad o acuerdo de colaboración, donde se detallen los gastos de alquiler o arrendamiento, la descripción del servicio prestado, lugar exacto donde se encuentra las instalaciones, periodo de prestación del servicio, … También está permitido que el curso se imparta en un aula cedida gratuitamente, o incluso en las instalaciones de la propia empresa bonificada.
