La formación bonificada —también denominada formación programada por las empresas— es una herramienta fundamental para que las empresas españolas puedan invertir en el desarrollo de competencias de sus empleados sin incurrir en costes directos adicionales. A través de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE), las empresas disponen de un crédito anual que les permite bonificar parte o la totalidad del coste de acciones formativas relacionadas con su actividad profesional.
Los procedimientos oficiales, se pueden sintetizar los pasos que toda empresa o entidad organizadora debe seguir para gestionar con éxito la bonificación de sus acciones formativas:
- Cálculo y gestión del Crédito de Formación.
Antes de planificar acciones formativas, la empresa debe conocer su crédito disponible, que se calcula en función de las cotizaciones realizadas por formación profesional el año anterior. FUNDAE facilita esta información a través de la aplicación telemática.
- Alta en la aplicación de Formación Programada.
La gestión se realiza íntegramente vía telemática en la aplicación de formación programada. Para ello, la empresa o la entidad organizadora necesita un certificado digital válido, conforme exige el RD 694/2017 para garantizar la autenticidad de las comunicaciones.
- Comunicación a la Representación Legal de los Trabajadores.
Si la empresa cuenta con Representación Legal de los Trabajadores, debe informarles con antelación suficiente acerca de las acciones formativas previstas, tal como establece la normativa y los criterios de control.
- Comunicación de Inicio de la Acción Formativa.
Es obligatorio registrar en la plataforma de FUNDAE los datos de la acción formativa antes de su comienzo: modalidad, objetivos, contenidos, duración, lugar y fecha de impartición, formadores y participantes.
- Impartición de la Formación.
Durante la ejecución, la formación debe adaptarse a lo declarado: modalidad (presencial, teleformación o mixta), duración mínima de 2 horas y máxima de 8 horas diarias, sin coste para los participantes y respetando los límites de participantes por tutor establecidos.
- Comunicación de Finalización.
Finalizada la acción formativa, la empresa debe informar a FUNDAE de la culminación de la formación y proporcionar los costes incurridos, así como los datos de asistencia de cada participante.
- Aplicación de la Bonificación.
Una vez cumplidos todos los pasos anteriores, la empresa puede aplicar la bonificación en los recibos de liquidación de cotizaciones a la Seguridad Social, conforme a lo comunicado en la plataforma.
- Conservación de la Documentación.
La normativa obliga a conservar durante cuatro años toda la documentación que justifique la formación bonificada para poder atender eventuales requerimientos o verificaciones.
Las modalidades formativas se estructuran en función del entorno y la metodología de impartición. La modalidad presencial se desarrolla con la coincidencia física de formador y participantes en un aula, permitiendo un control directo de la asistencia y de la participación efectiva; el aula virtual, considerada formación presencial a efectos normativos, se imparte mediante herramientas síncronas que garantizan la interacción en tiempo real, el seguimiento de la asistencia y la trazabilidad de la actividad formativa; la modalidad bimodal o mixta combina sesiones presenciales o de aula virtual con contenidos en línea, integrando distintos métodos de aprendizaje de forma coherente y justificada; y, finalmente, la modalidad de teleformación u online se basa en plataformas digitales que permiten el acceso a los contenidos de manera asíncrona, exigiendo sistemas de seguimiento, tutorización activa y registro de la actividad del alumno que acrediten la realización real y efectiva de la formación.
Errores recurrentes y riesgos de incumplimiento.
A pesar de la claridad de los procedimientos, la inspección y los controles administrativos detectan con frecuencia determinados incumplimientos que ponen en riesgo la validez de la bonificación y pueden dar lugar a requerimientos, reintegros o sanciones:
- Inadecuada comunicación de inicio o finalización de la acción formativa en los plazos establecidos.
- Documentación insuficiente o incongruente con lo comunicado en la plataforma (listas de presencia, certificados, contenidos).
- Formación no relacionada con la actividad profesional de la empresa o impartida en condiciones que no respetan los requisitos reglamentarios.
- Errores en el cálculo del crédito disponible o en la aplicación de la bonificación por costes superiores a los permitidos.
- Falta de constancia documental de consultas o comunicaciones con la Representación Legal de los Trabajadores cuando procede.
Buenas prácticas para Entidades Organizadoras y Empresas.
Para asegurar el cumplimiento normativo y minimizar riesgos de inspección, es recomendable:
- Diseñar y documentar un procedimiento interno que recopile todos los requisitos de la normativa, con controles de calidad antes, durante y después de la formación.
- Establecer un archivo documental ordenado con firmas de asistencia, evidencias de impartición, contenidos formativos y certificados de participación.
- Verificar la relación de la formación con la actividad empresarial y la pertinencia de los contenidos seleccionados para cada colectivo de empleados.
- Anticipar la comunicación a las Representaciones Legales y conservar las pruebas de dicha comunicación.
- Utilizar herramientas de gestión que integren los pasos del proceso y permitan auditar fácilmente las acciones formativas realizadas.
La formación bonificada por FUNDAE es una herramienta estratégica para la mejora continua de las competencias laborales y la competitividad empresarial. Sin embargo, su correcta aplicación exige un rigor procedimental basado en el cumplimiento de la normativa vigente.
