Llevar a cabo un buen proceso a la hora de la valoración del proyecto de contratación con el Sector Público hace más fácil tomar la decisión de licitar. Es importante conocer el funcionamiento de las licitaciones públicas. Ante todo una empresa interesada debe analizar cómo funcionan las licitaciones públicas, los productos que necesitan, la documentación que solicitan, qué plazos se deben cumplir, etc. Este análisis permitirá adaptar la empresa a las necesidades de la Administración para tener más posibilidades de ser elegida. Para ello el personal responsable debe empezar informándose acerca de las licitaciones que se ofrecen en su sector y conocer la Ley de Contratación del Sector Público.
También conocer y frecuentar las fuentes de información sobre licitaciones. Para estar informado sobre las licitaciones que se publican se puede consultar las páginas webs de organismos públicos, como los Ministerios, las Comunidades Autónomas o los Ayuntamientos, o bien recurrir a los buscadores de licitaciones de empresas privadas existentes en el mercado donde se alerta de toda la información existente en la Plataforma de Contratación del Estado y de los Boletines Oficiales a nivel estatal autonómico y local.
La primera pauta lógica para presentarse a licitaciones en España es disponer de información de todo lo que publica la Administración sobre nuestra actividad empresarial. Para obtener esta información existen muchas fuentes y opciones, como las suscripciones gratuitas a las publicaciones de las entidades que más interesen. Por ejemplo, si lo que interesa son las licitaciones de formación habrá que suscribirse a las páginas de las Consejerías competentes en Educación, Trabajo y Formación Empleo principalmente.
O consultar online regularmente las distintas bases de datos de licitación pública e ir analizando y extrayendo la información que se precisa. Por ejemplo la Plataforma de contratación del Sector Público. También contratar un servicio de alertas para recibir por email la información una vez filtrada por unos criterios preestablecidos. Por ejemplo Licitaciones.es, Infocurso.com, infonalia.es, etc.
Es importante también conocer lo mejor posible cuáles son las necesidades de la Administración Pública. Antes de empezar a preparar la oferta y toda la documentación que deberá acompañarla, es necesario saber lo más detalladamente posible cuales son las necesidades de la Administración para la que se va a licitar. Para ello se suele estudiar su funcionamiento y estructura mediante diversas fuentes, incluso hablando con ella directamente para obtener información de primera mano.
Y conocer detalladamente todos los aspectos de la licitación. Para ello es fundamental leer en detalle los pliegos de cláusulas administrativas y las prescripciones técnicas, tratando de resolver las dudas que puedan surgir, si es necesario consultándolo con la Administración contratante. Se debe comprender perfectamente las cláusulas de todos los pliegos: plazos, costes máximos, salarios mínimos, etc. Conocer perfectamente todos los documentos a presentar para no dejar ninguno atrás.
Es muy importante tener claro los criterios de adjudicación y los baremos de evaluación que se van a aplicar para poder realizar la oferta lo mejor posible. En caso de que el criterio más importante sea el precio, se debe calcular muy bien para que resulte competitivo a la vez viable para la empresa. Hay que tener en cuenta también que si el precio que ofertamos es muy bajo, se puede incurrir en lo que se denomina “oferta anormalmente baja” y ser excluidos por ello.
Ejemplo, si una empresa en su oferta económica propone un precio que el órgano de contratación estima que es insuficiente para cumplir con las calidades exigidas en los pliegos, puede ser excluida del proceso de licitación por ser una oferta anormalmente baja siempre que así lo argumente la Administración.
Por último, valorar detalladamente la viabilidad del proyecto para la empresa. Hay que estudiar si los trabajos que se solicitan son realmente viables para la empresa, ya que puede ser que con los medios técnicos disponibles no sea rentable realizar los trabajos por el precio ofertado. No se debe participar en licitaciones que requieran un tamaño de empresa mucho mayor del que se tiene, aunque se disponga de la solvencia requerida. En estos casos es mejor plantearse ir a la licitación con el apoyo de otras empresas formando una UTE.
Y presentar ofertas que se sabe que no se pueden ganar no es razonable, ya que ello sólo llevará una pérdida de recursos y tiempo. No obstante, a veces si es la primera vez que se oferta a un organismo determinado puede ser interesante presentarla con el objetivo de darse a conocer.
Otros aspectos de viabilidad a comprobar antes de licitar son:
-Asegurar que la empresa cumple con todos los requisitos exigidos. Los fundamentales son la solvencia técnica y económica de la entidad, por ello antes de tomar la decisión de licitar se debe evaluar si la empresa cumple todos los requisitos, ya que al contrario no merece la pena presentarse a la licitación.
-Ver si se exige garantía provisional o no, y si se puede hacer frente a la misma.
-Asegurarse si es necesaria la “clasificación” de la empresa y si se cuenta con ella.
-Ver si se dispone de las herramientas informáticas para licitar electrónicamente.
-Comprobar los datos de la inscripción en los registros de licitadores.
En relección a este tema hay un curso que AENOA realiza a partir de la semana que viene:
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