La normativa indica que las empresas deberán conservar los justificantes de pagos correspondientes a los costes incurridos y declarados ante la Fundación en la realización de la actividad formativa bonificada con objeto de facilitar su comprobación.
La acreditación del pago podrá realizarse mediante los extractos bancarios correspondientes a los grupos bonificados y demás documentos de valor probatorio equivalente con validez en el tráfico mercantil. En el caso, de que el pago se haya realizado de forma fraccionada o mediante remesas bancarias, deberá conservarse un desglose en el que se identifique la actividad formativa bonificada.
Los pagos correspondientes a la actividad formativa bonificada deben estar realizados antes del último día hábil para la presentación del boletín de cotización del mes de diciembre del ejercicio económico que corresponda. Es decir, antes del 30 de enero del año siguiente.
Todos los gastos de ejecución de las acciones formativas, así como las bonificaciones que se apliquen, deben quedar identificados en cuenta separada o epígrafe específico de la contabilidad bajo la denominación «formación profesional para el empleo».
Constituye obligación de la empresa disponer de libros contables, registros diligenciados y demás documentos debidamente auditados en los términos exigidos por la legislación mercantil.
En el caso de imputación de costes internos (personal, amortización,…) para justificar la actividad formativa bonificada según el modelo Nº 1, no será necesaria su contabilización en una cuenta contable diferente a la utilizada de forma habitual por la empresa para contabilizar los gastos de personal. No obstante, se deberá elaborar una memoria justificativa que correlacione los costes de personal interno imputados con su contabilización.
Los documentos que se suelen requerir ante una inspección expost son: asientos contables del libro diario de la empresa que se ha aplicado la bonificación, en los que quede debidamente identificada dicha empresa, y que acrediten el ingreso, el gasto y el pago de los importes declarados en la aplicación telemática.
En todos los casos, deben quedar claramente identificados los importes requeridos y las cuentas donde figuren los asientos o acompañar detalle que permita dicha identificación. Asimismo, dicha documentación se debe acompañar de los soportes justificativos correspondientes (facturas, nóminas, extractos bancarios, contabilidad, etc.).
En aquellos casos en que los pagos formen parte de una transferencia, deberá remitirse la remesa detallada para identificar el pago correspondiente; en el caso justificantes de banca online, se remitirá consulta del pago a través de Internet.
La normativa de referencia establece la obligación de contabilizar los gastos de formación y por lo que dicho incumplimiento o la no remisión de la documentación requerida supondrá que el grupo o grupos no se consideren bonificables descontando los costes correspondientes.
La bonificación se puede contabilizarse de la siguiente manera:
– Dado su carácter específico, se puede optar por abrir una cuenta contable en el subgrupo 74 (“Subvenciones, donaciones y legados”) que se podría denominar como “Ingresos por formación en el empleo”.
– En cuentas del subgrupo 75 (“Otros Ingresos de Gestión”).
Los costes internos incurridos en la realización de los cursos pueden contabilizarse en cuentas específicas, aunque para una mejor operatividad se contabilizarán en las cuentas que según su naturaleza le correspondan (Ej.: si el formador es interno, deberá contabilizarse la nómina en las cuentas del subgrupo 64, “Gastos del Personal”). Los costes externos se contabilizarán en cuenta separada o epígrafe específico en las cuentas que según su naturaleza le corresponda del subgrupo 62 (“Servicios Exteriores”) con la referencia de “formación profesional para el empleo”.
