La formación bonificada, también conocida como formación programada por las empresas, es una oportunidad que permite a las empresas privadas (no públicas) realizar cursos y mejorar las competencias de sus trabajadores, financiándola a través de bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social. Para que este proceso se realice conforme a la normativa vigente, uno de los documentos fundamentales es el Contrato de Encomienda, regulado por la Ley 30/2015 y el Real Decreto 694/2017.
El Contrato de Encomienda es el acuerdo formal entre una empresa que desea formar a sus empleados y una entidad organizadora encargada de gestionar todo el proceso formativo. Este contrato es obligatorio siempre que la organización de la formación no se realice directamente por la empresa beneficiaria, sino que se delegue en un tercero (entidad externa o entidad organizadora).
Dicho documento garantiza la transparencia, trazabilidad y cumplimiento legal de la formación, siendo imprescindible para beneficiarse de las bonificaciones que ofrece Fundae.
Contenido mínimo del Contrato de Encomienda.
El contrato debe incluir:
- Identificación de ambas partes.
- Alcance de la encomienda (acciones formativas, colectivos destinatarios, etc.).
- Compromisos y obligaciones de cada parte.
- Referencia a la normativa aplicable.
- Fecha y firma de ambas partes.
Este documento debe estar firmado antes del inicio de las acciones formativas y conservarse, junto con la documentación justificativa, durante un periodo de cuatro años desde la finalización del ejercicio fiscal correspondiente.
Durante inspecciones o auditorías realizadas por la Administración, el Contrato de Encomienda es uno de los primeros documentos solicitados. Su ausencia o incorrecta formalización puede implicar la pérdida del derecho a la bonificación, con la consiguiente devolución de los importes aplicados.
Responsabilidades de la Entidad Organizadora.
La entidad organizadora actúa en nombre de la empresa bonificada para:
- Contratar a entidades de formación acreditadas. Incluso la propia entidad organizadora puede ser formadora.
- Realizar las comunicaciones a Fundae (inicio, modificaciones y finalización de cursos).
- Garantizar que la formación se ajusta a las necesidades de la empresa.
- Custodiar la documentación de seguimiento y justificación.
- Asegurar el cumplimiento de los requisitos exigidos por la normativa.
Obligaciones de la empresa bonificada.
Aunque delegue la organización de la formación, la empresa bonificada sigue siendo responsable de:
- Aplicar correctamente la bonificación en los seguros sociales.
- Mantener la documentación contable y justificativa.
- Informar a la representación legal de los trabajadores (si la hay).
- Participar activamente en la detección de necesidades y seguimiento de la formación.
Fundae pone a disposición de las empresas un modelo oficial de Contrato de Encomienda, accesible desde su web (fundae.es). Aunque es posible adaptarlo a las necesidades particulares, se recomienda mantener el contenido mínimo legal.
El Contrato de Encomienda es mucho más que un mero requisito formal: es la base de una colaboración efectiva entre empresa y entidad organizadora, que permite aprovechar al máximo los recursos de formación bonificada. Entender su función, mantenerlo actualizado y gestionarlo con rigor son pasos esenciales para asegurar una formación de calidad.
Por todo ello, el contrato de encomienda en la formación programada por las empresas (gestionada por Fundae) es un documento obligatorio cuando una empresa externaliza la organización de su formación bonificada a una entidad externa. Este contrato debe identificar claramente a la empresa bonificada y a la entidad organizadora, definir el objeto del acuerdo (gestión de acciones formativas y bonificaciones), y establecer las obligaciones de ambas partes, como la comunicación de acciones, la custodia documental, la calidad de la formación y la participación efectiva de los trabajadores.
Asimismo, el contrato debe estar firmado antes del inicio de la formación, tener una duración definida (anual o por varios años) y remitirse a la normativa vigente (Ley 30/2015 y RD 694/2017). También debe incluir, si corresponde, el compromiso de cofinanciación privada por parte de la empresa. La firma debe ser fehaciente para demostrar la validez del acuerdo ante posibles inspecciones o requerimientos de la administración.
