Cada año Fundae y Sepe comparan las cantidades indicadas en el apartado de costes de la aplicación telemática y la bonificación realizada por la empresa con datos de la Tesorería General de la Seguridad Social – TGSS. Y al final del proceso resulta Conforme, cuando las bonificaciones son iguales o inferiores a lo indicado en el aplicativo; y No conforme, si se bonifica por encima de lo señalado en la aplicación.

Si el resultado es No conforme, la empresa bonificada tiene derecho a presentar alegaciones en el plazo de 10 días hábiles (sin contar sábados y domingos). Las empresas pueden entregarlo vía comunicación electrónica, y los autónomos pueden seleccionar también la alternativa de correos postal con acuse de recibo.

Si aparecen participantes anulados por realizar más de 8 horas de formación diarias, la normativa indica que sólo podrá superarse el límite de 8 horas de formación diarias, si se trata de una única AAFF y se realiza en una sola jornada. También puede ser anulado el alumno por realizar un curso que no guarda relación con la actividad empresarial, ya que el objetivo de la formación es adquirir y mejorar las competencias y cualificaciones profesionales de los trabajadores, por lo que debe encontrarse relacionada con la actividad desarrollada por la empresa.

Uno de los motivos novedosos de incidencia es Participante anulado por no estar autorizada la entidad organizadora por la empresa. En este caso, las empresas con perfil bonificada deben autorizar la gestión de su formación a entidades organizadoras. Las alegaciones consisten en aportar documentación que acredite la autorización para organizar la formación, como, por ejemplo: un certificado emitido por el representante legal de la empresa bonificada que confirme la autorización en el momento de la ejecución de la formación, el contrato de Encomienda y documento Hoja de adhesión al contrato.

Si el alumno es anulado por realizar formación en dos o más cursos en fechas y horarios coincidentes, no se admiten modificaciones de los datos notificados (participantes, fechas, horario, número de horas) según la normativa en vigor. Si el error es el incumplimiento cofinanciación privada para empresas mayores de 5 trabajadores, se puede alegar que el incumplimiento se debe a un error en los costes comunicados en la aplicación, y sí está admitido entregar costes adicionales con los correspondientes documentos justificativos (facturas, nóminas, pagos,…). Si no se indicaron costes salariales y la formación fue realizada dentro de la jornada laboral, será necesario aportar certificado emitido por el representante legal de la empresa bonificada, detallando importe y cálculo por grupo formativo

Otro motivo de las incidencias es realizar una bonificación aplicada en la Tesorería General de la Seguridad Social superior al crédito asignado; o bonificar fuera de plazo, o realizar una comunicación incorrecta en el sistema electrónico. También participantes anulados por incidencias, incumplimiento cofinanciación privada, o resultado de una inspección.

Otros motivos son los de comunicación incorrecta en el sistema electrónico, grupo no notificado o cuya finalización no está comunicada en la aplicación, grupo sin comunicación de importe bonificado, entidad que no cumple los requisitos para acogerse a la iniciativa de Formación Bonificada, empresa que no ha cotizado en concepto de formación profesional en el ejercicio anterior. En el caso de empresas de nueva creación, se deberá remitir la “Resolución de Inscripción de Empresario en el Sistema de la Seguridad Social” o la “Resolución de reanudación de actividad de empresa”, junto a los pagos de las cotizaciones.

Un apartado importante son las incidencias en la vida laboral. Es decir, cruzan datos con la Seg Social, y se anulan aquellos participantes que no estén dados de alta en la fecha de inicio de la formación en la empresa beneficiaria. Una solución para esta incidencia es aportar “Informe de vida laboral”. Si el trabajador ya no presta servicio en la empresa, es posible entregar “Informe por cuenta de cotización” (VILEM) o “Informe de trabajadores en alta”. O también “Relación Nominal de Trabajadores” del mes de inicio de la formación de la TGSS.

Si el motivo de la incidencia es un cambio de NIF de la entidad, se debe entregar acreditación del cambio (fusión, subrogación, transformación). Si el error es el NIF de la entidad, se aportará copia de la Tarjeta de Identificación Fiscal emitida por la Agencia Tributaria.

Ante posibles incidencias con la RLT, se aportar acreditación de haber informado a la Representación de los Trabajadores. El firmante del recibí o del informe emitido por la RLT debe encontrarse correctamente identificado (nombre y apellidos, NIF y cargo). En caso de Comité de Empresa, el recibí debe encontrarse firmado por el presidente o secretario.

Si las incidencias son motivadas por actuaciones de seguimiento (inspección en tiempo real o ex post), las alegaciones deben señalar los justificantes que demuestren la calidad de la formación, y aportar evidencias que sustenten la correcta ejecución del curso. Si se solicita justificación de costes, se entrega documentación que subsane las incidencias notificadas.

En caso de estar de acuerdo con el resultado de la comprobación, se puede realizar el pago a la cuenta del Banco de España, indicando número de expediente, razón social y CIF de la entidad bonificada.