Todas las entidades organizadoras de formación bonificada o programada deben firmar el Contrato de encomienda de organización de la formación suscrito entre empresas según Ley 30/2015 y Real Decreto 694/2017. En dicho contrato se acuerda regular la relación que se establece entre las empresas bonificadas que van a proporcionar formación a sus trabajadores y la entidad externa o entidad organizadora que tiene encomendada la organización o gestión de dicha formación.
De un modo general, las obligaciones de la Entidad Externa (Organizadora) consiste en contratar a la entidad de formación inscrita para la impartición de los cursos (si se tratare de la misma entidad, se indicará que impartirá la formación y que se trata de una entidad formativa inscrita en el registro de entidades de formación). También mecanizar los datos en el aplicativo de Fundae, el inicio y la finalización de las acciones formativas, los costes y la cantidad a bonificar, así como comunicar, las empresas que tienen la voluntad de acumular su crédito de formación con el del siguiente o los dos siguientes ejercicios.
Por otro lado, controlar y vigilar el desarrollo de los cursos, asegurar su evaluación, la adecuación de la formación realizada a las necesidades reales de las empresas y a la actividad empresarial, someterse a las actuaciones de comprobación, seguimiento e inspecciones, custodiar el presente contrato, y la hoja de adhesión, facilitar a cada una de las empresas que suscriba el presente contrato la documentación relacionada con la organización, gestión e impartición de los cursos, así como ayudar a la gestión de las bonificaciones.
Por otro lado, las obligaciones de las empresas bonificadas son las de usar adecuadamente la contabilización de los gastos, pagos y bonificaciones, identificar en cuenta separada o epígrafe específico de su contabilidad todos los gastos de ejecución y bonificaciones que se apliquen, archivar y controlar la documentación justificativa de la formación por la que hayan disfrutado de bonificaciones en las cotizaciones, colaborar en las inspecciones, la custodia de la documentación acreditativa de la asistencia diaria de los alumnos, entregar cuestionarios de calidad, así como la recopilación y archivo del resto de la documentación relacionada con la organización, gestión e impartición de las acciones formativa facilitada por la entidad organizadora.
Es importante clarificar los costes de organización de la formación, los cuales serán como máximo el 10 por ciento del coste de la actividad formativa, aunque puede llegar al 15 por ciento en caso de curos dirigidas a trabajadores de empresas que posean entre 6 y 9 trabajadores, o del 20 por ciento para empresas que tengan hasta 5 trabajadores. Al mismo tiempo se debe informar sobre la reserva de crédito para empresas con menos de 50 trabajadores, que quieren acumular su crédito de formación en los años siguientes (siempre que se notifique antes del 30 de junio).
Se podrán acordar la posibilidad de que otras empresas bonificadas se adhieran al contrato de encomienda, y para ello deben rellenar la hoja de adhesión. El documento de adhesión al Contrato de encomienda de la organización de la formación suscrito entre empresas sigue la normativa Ley 30/2015, de 9 de septiembre, y Real Decreto 694/2017, de 3 de julio. Las empresas con su número de identificación fiscal de persona física, pueden indicar que desean relacionarse con la Fundación Estatal Fundae y el Servicio Público de Empleo Estatal a través de medios electrónicos en el ejercicio de sus derechos y obligaciones. La entidad Organizadora deberá comunicar esta circunstancia en la aplicación telemática de Formación Programada por las Empresas.