En la Formación Programada, las empresas bonificadas deben aplicar todos los gastos de ejecución de los cursos y PIF, así como las bonificaciones que se apliquen, y quedar identificados en cuenta separada o epígrafe específico de la contabilidad bajo la denominación «formación profesional para el empleo».

Por ello, la norma general es que las empresas que han bonificado usarán cuentas separadas o nombres específicos de su contabilidad para los costes y las deducciones en la seguridad social, con la referencia común a todos ellos de “Formación Profesional para el Empleo”.

Para contabilizar el gasto, se utilizará una cuenta del Grupo 6, por ejemplo 649 Otros Gastos Sociales; o 623 Servicios profesionales independientes .Para el pago, se indicará también la cuenta correspondiente “Formación Profesional para el Empleo”.

Para contabilizar la bonificación, se pueden utilizar por ejemplo las cuentas: 740 Subvenciones oficiales a la explotación, o 741 Otras subvenciones a la explotación, o 755 Ingresos por servicios al personal, o 759 Ingresos por servicios diversos.

Las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social se registrarán según la norma de registro y valoración en materia de subvenciones, y donaciones del Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007), o en su caso del Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas (Real Decreto 1515/2007) y atendiendo a lo establecido en la Orden JUS/319/2018, por la que se aprueban los nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales.

Los gastos incurridos en la formación del personal de la empresa tienen la naturaleza contable de gastos de personal y serán contabilizados, en pérdidas y ganancias, en la cuenta 649. Otros gastos sociales. En el caso de imputación de costes internos (personal, amortización,…) para justificar el curso bonificado, no será necesaria su contabilización en una cuenta contable diferente a la utilizada de forma habitual por la empresa para contabilizar los gastos de personal. No obstante, se deberá elaborar una memoria justificativa que correlacione los costes de personal interno imputados con su contabilización

Por ello, los gastos incurridos en formación de la empresa tienen la naturaleza contable de gastos de personal y serán contabilizados, en pérdidas y ganancias, en la cuenta 649. Otros gastos sociales. Y la factura de gestión de la formación, igualmente se deberá contabilizar en la cuenta 649, dado que también son gastos por formación.

La aplicación de la bonificación se puede contabilizar en cuenta o epígrafe independientemente en cuentas de los grupos 74 o 75 admitiéndose igualmente que dicho importe minore el gasto ocasionado (cuenta 642) por este concepto, siempre y cuando la variación que ocasione este registro contable sea poco significativa.
También se admite abrir una cuenta contable en el subgrupo 74 (“Subvenciones a la explotación”) y se nombrarla como “Ingresos por la Formación Profesional para el Empleo”. O usar cuentas como la 476000 del subgrupo 476 “Organismos de la Seguridad Social. Acreedores” y el HABER bajo la cuenta 642200 del subgrupo 642 “Seguridad Social a cargo de la Empresa”; ambas con la denominación “Bonificación Formación Profesional para el Empleo”.

Se admite la contabilización en cuenta o epígrafe independiente en cuentas de los grupos 74 ó 75 admitiéndose igualmente que dicho importe minore el gasto ocasionado (cuenta 642) por este concepto, siempre y cuando la variación que ocasione este registro contable sea pequeña.

En cuenta separada o epígrafe específico de su contabilidad, bajo la denominación de “formación profesional para el empleo” sólo se debe incluirlos gastos de las acciones formativas que se encuentren comunicadas en la aplicación telemática y de aquellas que se aplique bonificación la empresa. Por tanto, el ejemplo que usted nos expone del alumno que no se bonifica la empresa, no deberá incluirlo en esta cuenta.

Se recomienda que los gastos de ejecución de las acciones formativas, incluidos los gastos de viajes, se incluyan en el epígrafe específico de la contabilidad bajo la denominación «formación profesional para el empleo». Cuenta 649.No obstante, si para una mayor operatividad de la empresa se decide incluir los gastos de desplazamientos por formación en la cuenta 629, se recomienda realizar una memoria justificativa que correlacione los desplazamientos imputados con su contabilización.

De la factura que se emite por viajes de todos los trabajadores de una empresa, sólo una parte corresponde a desplazamientos por formación bonificada. Por tanto, sólo podrá imputar en los costes la parte correspondiente a los viajes por formación y en consecuencia, también tendrá que tener su correspondencia en la contabilización del gasto que se aplique en la cuenta649. Es importante elaborar una memoria justificativa que permita relacionar los gastos de viaje ocasionados por cada curso.

Las empresas bonificadas que recuperan los costes de formación en sus seguros sociales deben controlar su Contabilidad, asientos contables en el libro diario y mayor, indicando sus ingresos, gastos y pagos de los importes indicados en Fundae. Deben quedar claramente definidos e identificados las cantidades, importes y las cuentas donde figuren los asientos contables, o disponer de un documento archivado complementario con todos los detalles de dicha identificación. Al mismo tiempo, es obligatorio guardar los documentos o soportes justificativos como facturas, tickets, nóminas, extractos bancarios, etc.

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