Las empresas deberán conservar los justificantes de pagos correspondientes a los costes incurridos y declarados ante la Fundación en la realización de la actividad formativa bonificada con objeto de facilitar su comprobación.
La acreditación del pago podrá realizarse mediante los extractos bancarios correspondientes a los grupos bonificados y demás documentos de valor probatorio equivalente con validez en el tráfico mercantil para aquellos casos en los que los pagos se hubiesen realizado por caja. En el caso, de que el pago se haya realizado de forma fraccionada o mediante remesas bancarias, deberá conservarse un desglose en el que se identifique la actividad formativa bonificada.
Los pagos correspondientes a la actividad formativa bonificada deben estar realizados antes del último día hábil para la presentación del boletín de cotización del mes de diciembre del ejercicio económico que corresponda (30 enero del año siguiente).
Todos los gastos de ejecución de las acciones formativas y permisos individuales de formación, así como las bonificaciones que se apliquen, deben quedar identificados en cuenta separada o epígrafe específico de la contabilidad bajo la denominación “formación profesional para el empleo”. A partir de la entrada en vigor del RD-L, el incumplimiento de este requisito podrá ser objeto de sanción.
Constituye obligación de la empresa disponer de libros contables, registros diligenciados y demás documentos debidamente auditados en los términos exigidos por la legislación mercantil.
En el caso de imputación de costes internos (personal, amortización,…) para justificar la actividad formativa bonificada, no será necesaria su contabilización en una cuenta contable diferente a la utilizada de forma habitual por la empresa para contabilizar los gastos de personal. No obstante, se deberá elaborar una memoria justificativa que correlacione los costes de personal interno imputados con su contabilización.
Las empresas podrán organizar la formación programada:
-Organizar y gestionar la formación de sus trabajadores por sí mismas.
-Contratar su ejecución con centros o entidades especializadas, en cuyo caso dichos centros o entidades deberán asumir, al menos, la coordinación de las acciones formativas, sin poder delegar ni contratar el desarrollo de dicha coordinación con terceros.
-Agruparse voluntariamente, designando a tal efecto una entidad organizadora para que gestione sus programas de formación.
El centro o institución podrá contratar formadores para impartir las acciones formativas mediante contrato de trabajo o contrato de arrendamiento de servicios, siempre que en este último caso no concurran los elementos de ajenidad y dependencia a que se refiere el artículo 1, apartado 1 del Estatuto de los Trabajadores.
A partir de la entrada en vigor del RD-L, hay que tener en cuenta que ni la actividad de organización, ni la de impartición podrán ser objeto de subcontratación; no considerándose subcontratación la obligación que tiene la entidad organizadora de contratar a la entidad o entidades que imparten la formación, ni la contratación del personal docente.
