Las entidades organizadoras que gestionen formación programada deben disponer (adecuadamente archivado) todos los documentos obligatorios que señale la normativa. Entre otros: justificante de envío/recibí del material didáctico (enumerándolo) y de los diplomas/certificados, curriculum vitae del Formador/Tutor, facturas expedidas y recibidas desglosadas de la formación objeto de bonificación, listado de trabajadores que han finalizado cada curso incluyendo su DNI y correo electrónico, portada y programa del manual, etc.
En la modalidad distancia y elearning, se debe describir el procedimiento seguido para la tutorización de la formación y localización de los tutores, los controles de aprendizaje o garantizar el acceso para su seguimiento, guía didáctica completa, acreditar la asistencia tutorial o garantizar el acceso para su control si esta ha sido registrada.
En el caso de la Formación online, debe disponer de Usuario y clave de acceso a la plataforma que permita identificar los cursos y la realización de su seguimiento y control, registros de conexiones a la plataforma de teleformación y tiempos por usuario, guía de gestión de la plataforma, aportar el contrato en el caso de tener la plataforma alojada en un datacenter, aportar las facturas o contratos de alquiler si los servidores que alojan la plataforma son propios o alquilados, o el contrato con el proveedor de servicios de Internet y última factura.
Un listado general a modo de control puede ser:
1. Factura/s desglosada/s de la formación objeto de bonificación
2. Adhesión y/o al convenio de agrupación de empresas
3. Controles de asistencia y/o de seguimiento de aprendizaje
4. Información o publicidad de la Entidad Organizadora
5. Curriculum Vitae del Formador
6. Acreditación Formación a distancia en jornada laboral
7. Guía didáctica/ detalle del procedimiento
8. Portada y programa/ índice del manual entregado
9. Justificante de envío/recibí material didáctico
10. Justificante de envío/ recibí diploma/certificado
11. Cuestionario -Encuesta de Evaluación de la Calidad
12. Seguimiento Tutorial (contacto con el alumno)
13. Relación de la Acción Formativa con la actividad de la empresa
14. El curso lo paga la empresa, el trabajador no paga nada.
15. Ficha de Inscripción o matrícula de Alumnos (incluyen NIF y correo).
