Tras la publicación del nuevo contrato de encomienda y la adhesión al contrato, algunas entidades organizadoras (externas) han decidido crear una nueva agrupación de empresas, y para ello deben realizar algunos cambios en la aplicación informática de la Fundación Tripartita, como entrar en la opción de “Usuario” – “Agrupaciones”, seleccionar “Añadir Agrupación”, indicando denominación, nombre o designación de la agrupación, junto al email o correo electrónico de la entidad organizadora que ha accedido al sistema y ha dado de alta la agrupación, para que de este modo reciba las notificaciones relativas por parte de la Fundación Tripartita.
Para las entidades organizadoras de la formación (aquéllas que tienen encomendada la organización de la formación de otras empresas, creando agrupaciones de empresas que son su estructura de gestión) el mantenimiento de usuarios se realizará dentro de cada agrupación y sólo afectando a los usuarios de dicha agrupación. Dicho mantenimiento sólo podrá realizarse por usuarios de tipo «Administrador» de su agrupación. Para las empresas bonificadas (que son las que ellas mismas programan la formación para sus trabajadores), realizarán el mantenimiento de usuarios de la aplicación dentro de la propia empresa, y también el mantenimiento sólo podrá realizarse por usuarios de tipo «Administrador».
La entidad organizadora deben asumir funciones como comunicar el inicio y finalización de los cursos, asegurar el desarrollo satisfactorio, la adecuación de la formación realizada a las necesidades formativas reales de las empresas, contratar a entidades de formación acreditadas y/o inscritas, facilitar a cada una de las empresas que suscriba el presente contrato la documentación relacionada con la organización, gestión e impartición, así como la información necesaria para la correcta aplicación de las bonificaciones, planificación, selección de centros de impartición, programación del calendario de impartición y cualquier otra que contribuya a facilitar el desarrollo de la formación.
El sistema permite seleccionar agrupación de empresas, es decir una vez que el usuario ha seleccionado la empresa, y siempre que posea acceso a más de una agrupación de la misma, se le mostrará el listado de agrupaciones con acceso permitido y el perfil asignado. Se le ofrece un buscador por el nombre de la agrupación para facilitar, en el caso de existir muchas agrupaciones, la localización de la agrupación deseada.
La constitución de la agrupación habrá de formalizarse mediante documento escrito, firmado por los representantes legales de las entidades agrupadas. Este documento quedará en poder de la entidad organizadora, manteniéndolo a disposición de los órganos de control competentes. Las empresas podrán encomendar la organización de la formación a organizaciones empresariales o sindicales, a estructuras paritarias constituidas en el ámbito de la negociación colectiva que cuenten con personalidad jurídica propia, a asociaciones de trabajadores autónomos y de la economía social o a otras entidades externas, incluidas las entidades de formación acreditadas y/o inscritas en el correspondiente registro habilitado por la Administración públicas competente.
La creación de agrupaciones de empresas sólo puede realizarse por empresas organizadoras con el fin de gestionar de forma conjunta la formación. El límite de empresas que podrán darse de alta por agrupación será de 1000. La constitución de la agrupación habrá de formalizarse mediante documento escrito, firmado por los representantes legales de las entidades agrupadas. Este documento quedará en poder de la entidad organizadora, manteniéndolo a disposición de los órganos de control competentes. La información necesaria para crear una agrupación se compone de un único paso de un proceso guiado, que ayuda al usuario en su realización. Si alguno de los datos no se ha cumplimentado correctamente, no se permitirá el alta. La aplicación avisará de la incidencia detectada para que el usuario pueda solventarla.
