La adecuada gestión documental en los procesos formativos financiados mediante el sistema de formación programada por las empresas (formación bonificada) es un aspecto esencial para garantizar el cumplimiento normativo y asegurar la trazabilidad. Siempre usando la normativa Ley 30/2015, y Real Decreto 694/2017.
En este contexto, uno de los elementos clave que certifican y documentan la participación de los trabajadores en estas acciones formativas es la emisión, entrega y correcta custodia de los diplomas y certificados. La adecuada gestión de estos documentos garantiza el cumplimiento normativo ante una inspección.
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Obligación de expedición del diploma o certificado.
La normativa vigente establece de manera clara que la entidad formadora u organizadora debe expedir un diploma a cada participante que finalice satisfactoriamente la acción formativa, habiendo superado el proceso de evaluación del aprendizaje. Este diploma debe ser emitido dentro de un plazo máximo de dos meses a partir de la fecha de finalización de la acción formativa. En caso de que el alumno no supere los criterios de evaluación definidos por el centro formador, deberá entregarse un certificado de asistencia o de participación que acredite su implicación en el desarrollo del curso.
Esta obligación no es meramente formal, sino que forma parte de los procedimientos esenciales de auditoría y verificación por parte de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (Fundae) y el Sepe. La omisión o el retraso en la entrega de estos documentos puede derivar en consecuencias administrativas, requerimientos de subsanación o incluso en la pérdida del derecho a bonificación.
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Contenido mínimo obligatorio del diploma o certificado.
Tanto los diplomas como los certificados deben recoger un contenido mínimo obligatorio, el cual garantiza su validez documental y funcional. Este contenido incluye:
- Denominación exacta de la acción formativa.
- Descripción detallada de los contenidos impartidos.
- Modalidad de impartición (presencial, teleformación o mixta).
- Duración total del curso expresada en horas lectivas.
- Periodo temporal de impartición (fecha de inicio y fecha de finalización).
Además, es imprescindible que estos documentos estén debidamente firmados por un responsable autorizado, sellados por la entidad impartidora u organizadora, y fechados. Este conjunto de elementos dota al diploma o certificado de la formalidad y trazabilidad necesarias para su plena validez jurídica y administrativa.
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Procedimientos de entrega y trazabilidad documental.
La normativa otorga flexibilidad a las entidades respecto a los medios de entrega de los diplomas y certificados, permitiendo su distribución a través de múltiples canales: entrega en mano, envío por correo postal, o mensajeros, envío por correo electrónico, descarga mediante plataforma de teleformación, entre otros. No obstante, independientemente del medio utilizado, debe garantizarse en todo momento la trazabilidad del proceso.
Es decir, debe quedar constancia documental de que el diploma o certificado ha sido efectivamente puesto a disposición del participante. Esta trazabilidad puede documentarse a través de acuses de recibo, confirmaciones de descarga, registros de envío, firmas de recepción o sistemas informáticos de gestión documental que garanticen la integridad y el seguimiento del proceso.
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Prohibición de emisión anticipada y rigor cronológico.
Un aspecto que debe ser subrayado es la prohibición explícita de emitir diplomas o certificados antes de la finalización efectiva de la acción formativa. Emitir un diploma antes de que el curso haya concluido oficialmente, aunque el alumno haya completado sus actividades individuales, constituye una infracción del procedimiento que puede ser objeto de observación en inspecciones o auditorías.
Asimismo, deben respetarse estrictamente las fechas de inicio y fin del curso, evitando incongruencias temporales entre la acción formativa y los documentos acreditativos emitidos. El rigor cronológico es un elemento esencial de validez documental y transparencia administrativa.
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Consecuencias del incumplimiento normativo.
La omisión de la expedición de diplomas o certificados, su emisión incorrecta o la ausencia de los elementos mínimos exigidos puede dar lugar a la anulación del grupo formativo. Esta situación puede derivar en la necesidad de aportar documentación complementaria o, en casos más graves, en la devolución de la bonificación aplicada por la empresa.
Además, si no se puede acreditar documentalmente que los documentos han sido entregados o puestos a disposición del participante, también se considerará incumplido el procedimiento, lo que puede afectar al reconocimiento de los costes formativos bonificables.
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Herramientas tecnológicas y automatización del proceso.
En la actualidad, las herramientas tecnológicas disponibles permiten automatizar muchos de los procesos relacionados con la gestión de diplomas y certificados. La aplicación telemática de Fundae genera automáticamente el documento de diploma o certificado una vez se ha notificado el fin del grupo formativo. Esta automatización simplifica el procedimiento, minimiza errores administrativos y facilita la entrega simultánea del diploma junto con el cuestionario de evaluación de calidad.
Además, los sistemas de gestión de plataformas de teleformación suelen incluir módulos específicos para la generación, notificación y descarga de diplomas, asegurando el cumplimiento de la normativa y proporcionando evidencias electrónicas de la entrega. Estas herramientas resultan imprescindibles para garantizar la eficiencia operativa en un entorno donde la digitalización de procesos es ya una exigencia normativa y organizacional. Este sistema no es obligatorio, es decir, el diploma sí se puede enviar por email o entregar en mano.
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Diferencias sustantivas entre diploma y certificado de participación.
Es importante distinguir adecuadamente entre los dos tipos de documento. El diploma es un documento acreditativo que certifica que el participante ha superado con éxito los objetivos pedagógicos establecidos en el curso y ha alcanzado una evaluación positiva. Por el contrario, el certificado de participación o asistencia únicamente acredita que la persona ha asistido a la formación, sin que ello implique necesariamente haber superado los criterios de evaluación exigidos.
A modo de resumen, la correcta gestión de los diplomas y certificados en el marco de la formación programada es esencial en la acreditación del proceso formativo. La profesionalización de las entidades formadoras y organizadoras en el cumplimiento de esta obligación garantiza la legalidad del procedimiento.
