Fundae, Sepe y la Subdirección General de Políticas Activas de Empleo obligan a que la mayoría de las comunicaciones entre la Administración, las empresas bonificadas o las entidades organizadoras se realicen de un modo telemático o mediante notificaciones electrónicas. Ya no sólo para los resultados de las conciliaciones no conformes (comprobación de las bonificaciones), sino para inspecciones expost, contestación a requerimientos, etc. Se entiende por notificación electrónica aquel acto administrativo por el cual la Administración pone en conocimiento de la empresa bonificada o entidad organizadora una resolución que afecta a sus intereses, y según el art 41 de la Ley 39/2015, dichas notificaciones se realizaran preferentemente por medios electrónicos (telemáticos) cuando el interesado resulte obligado a recibirlas por esta vía.
Desde el año 2019 las empresas bonificadas están obligadas a relacionarse con la Administración por medios electrónicos (Ley 39/2015, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas), y por ello recibirán por esta vía las notificaciones o comunicaciones relativas a los cursos de iniciativa de formación programada (bonificada). Especialmente las primeras comunicaciones de Conciliaciones No Conformes o de comprobación de diferencias detectadas en las bonificaciones de cuotas efectuadas en los boletines a la Seguridad Social, o las inspecciones expost.
Fundae ha creado varios enlaces y sitios webs para que las entidades puedan realizar su propia alta en el sistema y, a su vez, dar de alta y gestionar de forma telemática los usuarios para que puedan realizar diversas tareas en la aplicación, así como el módulo correspondiente a las comunicaciones con la propia Fundación Estatal. A estas páginas solo tendrán acceso los usuarios dados de alta en el sistema con el perfil de administrador. Y está diseñado para Formación Programada (bonificada), como para Formación de Oferta.
Como casi siempre, para acceder por primera vez a esta pantalla el Representante Legal de la entidad organizadora o empresa bonificada deberá estar en posesión del certificado digital de persona jurídica (firma digital). Una vez que tenga acceso al Sistema, podrá gestionar la información de la entidad, administrar a los distintos usuarios del Sistema y consultar la mensajería. La entidad puede acceder a la página de consulta o modificar los diferentes datos que identifican a la misma.
Los usuarios pueden acceder a la página donde el Representante Legal de la entidad puede dar de alta a los distintos usuarios que tendrán acceso a la aplicación. Así mismo, se muestra si dicho representante legal se encuentra validado por Fundae. Se indicarán también las comunicaciones o notificaciones de toda aquella información de interés para la gestión de futuros cursos o convocatorias, así como el requerimiento enviado.
En todo momento, el sistema avisará indicando el número de mensajes que no han sido leídos. Los mensajes podrán ser consultados por los administradores y gestores. Los consultores sólo podrán acceder a aquellos mensajes enviados expresamente a su perfil. Se podrán buscar las distintas comunicaciones realizadas, ya sea por Estado, donde se podrá elegir entre ver los mensajes leídos, no leídos o enviados. Por defecto muestra los no leídos. También por Destinatario, Usuarios de la entidad a los que va dirigido el mensaje, Usuarios del programa de formación a los que van dirigidos los mensajes.
Así como el Perfil de usuario en la entidad (administrador, gestor o consultor) al que va dirigido el mensaje, perfil de usuario en el programa de formación (administrador, gestor o consultor del programa de formación) al que va dirigido el mensaje, según el tipo de comunicación de que se trate (información de tipo general o requerimiento de documentación), o la caducidad, seleccionando los mensajes estén o no caducados, sólo los caducados o bien sólo los no caducados.
