La plataforma o campus online debe estar activa durante todo el año natural y también hasta finales de febrero del año siguiente, es decir que los cursos de teleformación de 2017 deben estar operativos para el Sepe hasta el 28 de febrero de 2018. Pero la documentación se debe archivar durante 4 años a partir de la finalización del plazo de bonificación (31 enero del año siguiente a la realización del curso), entre otros copia de hojas de firmas, registros online, controles de aprendizaje, contenidos, cuestionarios de evaluación de calidad, C. Vitae, etc… Si los documentos se crearon de manera electrónica, se puede disponer de ellos de forma digital, pero si se crearon en formato papel, se debe conservar en el mismo formato. Las facturas solo podrán ser conservarse digitalizadas si han sido emitidas en dicho soporte.
Los alumnos deben aportar la documentación requerida (no es necesario solicitar autorización a los alumnos para la tramitación de los documentos). Se debe conservar la documentación de los cursos durante 4 años, con documentos o soportes justificativos de:
-Contenidos online y recursos didácticos utilizados.
-Guía didáctica y guía del campus.
-C. Vitae del tutor y las acreditaciones correspondientes.
-Registros del seguimiento tutorial, de las pruebas de evaluación, exámenes o actividades realizadas.
-Informe de seguimiento tutorial del alumno.
-Controles de aprendizaje del alumno.
-Justificación de la entrega del cuestionario de evaluación de la calidad
-Justificante de entrega de los diplomas o certificados de participación del alumno.
Los cuestionarios de evaluación de la calidad y los certificados o diplomas de formación programada (bonificada), pueden incorporarse a la plataforma para tener constancia de la descarga, y siempre realizarse con usuario y contraseña personalizado. La plataforma o campus debe permitir comprobar la fecha de entrega de dichos documentos. En el modelo de organización Nº 1 ya sea con la participación de un gestor externo o mediante autogestión, la responsabilidad del archivo de documentos es de la empresa bonificada, en el modelo Nº 2 y 3, la responsabilidad es de la Entidad Organizadora.
Por ello, en el caso de que los certificados o diplomas de un curso están incorporados en el propio campus o plataforma online, sí se admite como justificante el documento o archivo de recibí del mismo (confirmación de la descarga). El diploma o certificado de participación puede ser de un formato personal y distinto al que se emite desde el aplicativo de Fundae, además no es necesario que tenga el logo de la Fundación, siempre el documento contenga toda la información completa.
La conexión de un alumno se acredita con documentación aportada por el proveedor de la plataforma, es decir, los informes con las conexiones de los alumnos, la evolución del seguimiento que permita comprobar el tiempo dedicado a cada unidad o módulo formativo de la acción. Por ello es clave que el campus online de formación programada (bonificada) disponga de Informe de Seguimiento Tutorial. Más info en www.aenoa.com
De un modo general, la documentación para archivar es el Contrato de Encomienda, las adhesiones, hojas de firmas o control de asistencia, recibí los certificados o diplomas y del material didáctico, cuestionarios de calidad, C. Vitae, documentos de acreditación del docente, informe de la RLT, justificantes de la imputación de los costes, comprobantes de pago o ingreso, y asientos contables.
Los costes se justifican con el archivo de documentos acreditativos de dichos costes y los comprobantes de pago, es decir, facturas, justificantes bancarios, contabilización de costes e ingresos, memorias justificativas, imputación,, …. Cada factura debe contener el número de acción formativa y grupo, nombre del curso, descripción del servicio prestado, fechas de inicio y finalización de cada grupo bonificado, número de participantes por grupo, modalidad, etc. A veces cuando el curso se realiza en dos años naturales, la factura debe ir acompañada de un anexo que identifique las horas correspondientes a cada uno de los años , para poder realizar de forma correcta las comunicaciones y la contabilización del gasto y el pago en cada uno de los ejercicios.
En cuanto a los PIF, la documentación para archivar es superior a la de cursos bonificados, entre ellas el Anexo I, documento de entradas y salidas del trabajador de la empresa (listado si fichan, partes de firmas, etc.) durante las fechas en las que se recibió la formación, justificativo del coste coste imputado por todo el período del PIF, copia de la matrícula del curso Oficial, anotación contable e ingreso de la bonificación, información a la RLT, para títulos de Universidad (resolución de la Junta de Gobierno), en los carnet de conducir (permiso de conducción obtenido tras la realización del PIF, o documentos de la DGT), tasas, copia de carnet, etc.
