Según indica la RD 694/2017 la empresa deberá mantener a disposición de los órganos de control durante un período de 4 años la documentación justificativa (facturas, hojas firmas, adhesión, justificación contable y cualquier otro documento justificativo) de la realización de la formación. El Sepe y Fundae realizarán actividades de seguimiento y control para comprobar la exactitud de la información comunicada en el aplicativo y la realización de la formación bonificada.

Si tras la comprobación de la procedencia y exactitud de las bonificaciones aplicadas por las empresas, se comprobara bonificaciones no aplicadas correctamente, incumplimientos de las obligaciones establecidas, falta de documentación justificativa, u otras presuntas irregularidades, estos hechos podrán suponer la devolución, total o parcial, de las bonificaciones indebidamente aplicadas.

Las empresas beneficiarias (bonificadas) deben informar a la RLT, comunicar el inicio y finalización de las acciones, realizar contabilidad adecuada, y mantener a disposición del Sepe o Fundae la documentación justificativa de la formación por la que hayan disfrutado de bonificaciones o deducciones en las cotizaciones a la Seguridad Social. Especial incidencia tiene la custodia de la documentación acreditativa de la asistencia diaria de los alumnos en la formación presencial.

Por otro lado, son obligaciones de las entidades organizadoras la de contratar a la entidad de formación inscrita que imparta las acciones formativas, comunicar el inicio y finalización de los cursos, asegurar la calidad de la formación, ayudar a las empresas para las que organicen y gestionen la formación de sus trabajadores la documentación relacionada con la organización, gestión e impartición, así como la información necesaria para la correcta aplicación de las bonificaciones por parte de aquellas. También tener archiva la documentación justificativa de la organización de la formación encomendada por las empresas.

Por ello, se debe conservar, durante un plazo de 4 años, la documentación acreditativa de los cursos, especialmente contrato de encomienda de organización/adhesión, control de asistencia/recibí material, acreditación entrega certificados/diplomas, cuestionarios de evaluación, curriculum vitae y acreditaciones del tutor o profesor, documentación justificativa de la Teleformación, recibí e informe de la RLT, justificantes de costes y comprobantes de pago, adecuada contabilización de costes.

Tras la finalización del año, Fundae y Sepe comprobará las bonificaciones practicadas para asegurar la corrección de las mismas, y analizarán que no se supere el crédito disponible, que se ha cumplido los requisitos de información a la RLT, y cofinanciación, los resultados de las actuaciones de seguimiento y control, y análisis de la vida laboral de los participantes. Si existen incidencias en dicha comprobación, las empresas bonificadas recibirán una notificación electrónica comunicando los errores y señalando un plazo de diez días para realizar las alegaciones oportunas.

En la modalidad elearning (online), se debe conservar los registros de actividad/interacción con el programa (incluyendo la asistencia tutorial y de la realización de controles de aprendizaje), los Controles de aprendizaje, exámenes y pruebas de evaluación, los contenidos y recursos didácticos, la Guía didáctica que se entrega a los alumnos, C.V. y acreditaciones del tutor, Justificante de entrega de Cuestionarios de evaluación de calidad, acreditación de entrega de Certificados de participación o Diplomas.

Los documentos se pueden entregar de un modo físico, pero también se pueden descargar en alguna plataforma. Si la entrega se realiza a través de una plataforma, el alumno deberá acceder utilizando su clave personal y debe existir registro de dicha descarga a modo de recibí. En el caso de entregar por correo electrónico debe acreditarse que se cumplió la obligación en tiempo y forma, mediante recibís, informes de entrega, o acuses de recibo de los participantes. El formato en el que deberá conservarse la documentación es en soporte papel o electrónico.