La entidad organizadora se encarga de comunicar el inicio y finalización de los cursos, la adecuación de la formación realizada a las necesidades formativas reales de las empresas, contratar a entidades de formación acreditadas y/o inscritas en el Registro, aportar a cada empresas el contrato de encomienda u hoja de adhesión, y someterse al seguimiento y control que realicen las Administraciones.
La primera vez que se accede a la plataforma de la Fundación Estatal (Tripartita) se debe entrar con el perfil de administrador. Se puede tener acceso como empresa bonificada, grupos de empresas o entidad organizadoras. Las entidades organizadoras de la formación pueden crear agrupaciones de empresas que necesiten planificar cursos para sus empleados.
Los perfiles de usuario del sistema son: Administrador, puede gestionar toda la información del sistema, Gestor, que gestiona la información del sistema, Grabador, sólo para mecanizar datos y Consultor, que sólo puede acceder en modo consulta.
Puede darse el caso de un Usuario externo, que consiste que en para empresas bonificadas o grupos de empresas se indicará si el usuario es o no externo a la empresa identificada en el acceso al sistema. Si es externo se indicará como tal y se mecanizará el CIF y razón social.
El sistema funciona con una clave de al menos 8 caracteres, aunque se permite el cambio de clave. Para ello se escribe la clave antigua que se desea cambiar, más la nueva clave y se repite de nuevo para su confirmación. Más información en la web www.aenoa.com
Las empresas de Nueva creación (creadas en 2015 o 2016) deben indicar dicha circunstancia, la fecha de creación, y la plantilla del primer TC1. En este caso el sistema indicará que la «Plantilla media estimada de la empresa. Pendiente de validación TGSS». Si solicitara la cuota formación profesional, se señalará la cuantía ingresada por la empresa en concepto de formación profesional durante el ejercicio anterior. Los datos de cuota de formación correspondientes al ejercicio anterior, se incorporarán a la aplicación telemática en cuanto sean facilitados por la Tesorería General de la Seguridad Social.
Cada entidad bonificada o empresas participantes de grupo de empresas que entre en el aplicativo de la Fundación, debe autorizar a la entidad organizadora para que la incluyan como participante. Si una empresa bonificada no autoriza la participación con una entidad Organizadora, la empresa se borrará del listado de empresas participantes de la agrupación.
