En las próximas semanas algunas empresas bonificadas pueden recibir una comunicación por parte del Sepe o Fundae con el fin de realizar las labores de seguimiento y control de la ejecución de las acciones formativas bonificadas por su empresa durante el año 2019. Es decir el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) y Fundae realizarán un contraste documental de los costes comunicados en la aplicación telemática destinada al efecto para los cursos bonificados.

La documentación solicita consisten en las facturas, documentos sustitutivos o medios de prueba admitidos en derecho que soporten los costes de formación. Además de sus justificantes de pago, es decir, extractos emitidos por los bancos correspondientes a los pagos realizados por los costes de formación que fueron imputados en los justificantes correspondientes. Si los pagos son de forma fraccionada o mediante remesas bancarias, se deberá aportar un desglose de los mismos junto a los documentos bancarios facilitados en el que se pueda identificar el mismo. Si el pago es por caja se debe aportar el apunte contable relativo a dicho pago. En caso de tratarse de un pago global será necesario aportar detalle para facilitar la identificación del pago a justificar.

Al mismo tiempo se solicitan los Justificantes de las anotaciones contables de: el gasto de la formación, el pago de los gastos de formación, y la bonificación aplicada correspondiente o TC1 del mes en el que se ha realizado la bonificación con el justificante de pago. Se debe aportar copia de los apuntes contables del libro diario de los importes imputados donde aparezca la denominación y número de la cuenta de gasto, y que se puedan relacionar con la documentación remitida (facturas, justificantes de pago, etc.). Si las cuentas en las que se han contabilizado los costes comunicados no coincidan con la descripción y/o numeración del Plan General Contable, deberán remitir un detalle de cómo contabilizan los costes en la empresa objeto de requerimiento.

También solicitan el Contrato de Encomienda de organización de la formación suscrito y Adhesión al Contrato con la entidad organizadora en los términos que establece la normativa, en el caso de que exista, donde figure el coste por los servicios prestados en concepto de organización.

En el caso de que la Entidad Organizadora haya contactado con la empresa, indicar el modo seguido, aportando, si corresponde, copia de la información o publicidad de los servicios ofrecidos.

También copia de los certificados o diplomas entregados o remitidos a los participantes y acreditación documental de que los trabajadores los han recibido o, en su defecto, de que les han sido remitidos los mismos.

Y las copia de los partes de firma, asistencia, controles de aprendizaje (según modalidad de impartición). Si el curso es Online, aportar copia de la guía didáctica del curso. Si la empresa tiene RLT, entregar justificación de haber sometido los cursos a información de la Representación Legal de los Trabajadores.

Al mismo tiempo se solicitan la relación de costes imputados de cada uno de los grupos formativos, desglosando los “Costes Directos”, “Costes Indirectos”, “Costes de Organización” y “Costes de Personal”, según lo indicado en las “Orientaciones de Costes”, aconsejando utilizando el B-1 RESUMEN DE COSTES, acompañado de la copia de soportes justificativos.

La normativa indica que los Costes de Organización señalan que son gastos relativos a las funciones que establece la normativa para las entidades externas a las que se encomienda la organización. La imputación de estos costes al grupo de formación se realizará teniendo en cuenta criterios de proporcionalidad de la actividad formativa respecto a la actividad general de la empresa.

La factura de la entidad externa a la empresa deberá desglosar los costes de impartición y los costes de organización cuando la facturación no se realice por separado (se recuerda que la entidad a la que se encomienda la organización tiene la obligación de contratar a la entidad de impartición en caso de no ser ella misma).

Los costes de organización que se podrán financiar, a efectos de bonificación, no podrán superar el 10% del coste de la actividad formativa, con excepción de las empresas de 6 a 9 trabajadores que no podrán superar el 15%, y las empresas hasta 5 trabajadores, que no podrán superar el 20%.

Algunas incidencias son: descontados los costes imputados al comprobarse que los diplomas de realización del curso aportados, no cumplen con los requisitos establecidos en la norma o no consta la entrega de los mismos a los participantes. O descontados los costes imputados por no aportar copia de los partes de firma debidamente firmados y cumplimentados en todos sus campos. Los documentos aportados no incluyen el horario de las sesiones formativas.

O descontado el importe imputado al comprobarse que el pago ha sido efectuado con posterioridad a la finalización del período de presentación del último boletín de cotización del año. También la admisión del coste de formación en las facturas de teleformación, será necesario el desglose del importe facturado en función de los distintos servicios realizados.