Un campus virtual debe disponer como mínimo de tres perfiles de usuarios:
- Administrador: Tiene la capacidad de hacer todo dentro de la plataforma. Suele ser un cargo de la administración de la empresa o un responsable informático.
- Tutor: Está destinado a los docentes . Disponen de todos los privilegios necesarios para crear los contenidos, configurar y modificar las herramientas de diseño y seguimiento.
- Alumnado: Entorno en el que los alumnos encontrarán lo que está ya disponible para trabajar, pero sin posibilidad de modificar nada, tan sólo de acceder a contenidos, realizar actividades y evaluaciones, usar las herramientas de comunicación, etc.
Existen algunas plataformas que permiten crear perfiles personalizados, por ejemplo un perfil de tutor basado en que éste no tiene permisos para editar las actividades y recursos de un curso, pero sí de corregir evaluaciones y ejercicios, no tiene acceso al administrador de archivos del curso ni a la herramienta de informes.
Que el elearning sea una plataforma actual de acceso a la formación no implica que no se sigan manteniendo ideas tradicionales como la de la intimidad del usuario. Por ello para acceder a la plataforma cada uno cuenta con un usuario y clave específicos y personales.
Dentro de este espacio privado dotado de las herramientas necesarias para aprender (comunicación, documentación, contenidos, interacción, etc.), el alumno puede aprender sin necesidad de estar en un aula o espacio físico. Además las plataformas permiten hacer un mejor seguimiento del progreso de los alumnos a diferencia de otra modalidad formativa (como la distancia).